شرح وظایف اصلی (مسئولیت‌های کلیدی):
ثبت و نگهداری دفاتر ثبت سهام (سهامداران، نقل و انتقالات، تغییرات سرمایه).
پیگیری نقل و انتقال سهام، صدور گواهی‌های سهام (در صورت نیاز) و به‌روزرسانی اطلاعات سهامداران.
محاسبه و پرداخت سود سهام (DPS) طبق مصوبات مجمع با هماهنگی امور مالی.
مدیریت فرآیندهای افزایش سرمایه (از ثبت‌نام سهامداران تا صدور سهام جدید).
پاسخگویی به استعلامات و شکایات سهامداران در زمینه سهام.
تهیه و ارسال گزارش‌های دوره‌ای و فصلی به سازمان بورس (گزارش‌های ماهانه، 12 ماهه، 3 ماهه، گزارش‌های هیئت مدیره و ...) از طریق سامانه‌های الکترونیک.
ثبت و انتشار اطلاعیه‌های مهم شرکت (افزایش سرمایه، برگزاری مجمع، تقسیم سود، تغییرات عمده، معاملات عمده و ...) در سامانه کدال.
انطباق مستمر فعالیت‌های شرکت با قوانین، مقررات و دستورالعمل‌های سازمان بورس (مانند دستورالعمل افشای اطلاعات، دستورالعمل ثبت و نگهداری سهام، دستورالعمل برگزاری مجامع و ...)
ارتباط مستمر با ناظر شرکت در سازمان بورس و پاسخ به استعلامات و رفع نواقص.
نظارت بر رعایت مقررات معاملاتی توسط شرکت و افراد وابسته (مدیران، سهامداران عمده).
برنامه‌ریزی و هماهنگی اجرای کلیه مراحل مجامع عمومی عادی سالیانه و فوق‌العاده (از اطلاع‌رسانی تا اجرا).
تهیه مدارک و مستندات مورد نیاز مجمع (دعوتنامه، دستور جلسه، گزارشات، لیست حضور و غیاب، صورتجلسات پیش‌نویس).
هماهنگی با ارکان شرکت (هیئت مدیره، بازرسان، مدیرعامل) و سازمان بورس برای اخذ تاییدیه‌ها و زمان‌بندی مجمع.
ثبت‌نام سهامداران و احراز هویت در روز مجمع (یا مدیریت سامانه‌های الکترونیکی).
نظارت بر روند رای‌گیری و شمارش آرا.
تنظیم و ثبت صورتجلسات مجامع و ارسال آن به مراجع ذی‌ربط (سازمان بورس، اداره ثبت شرکت‌ها).
پیگیری اجرای مصوبات مجمع (مثلاً افزایش سرمایه، تقسیم سود).
پاسخگویی به سوالات سهامداران در مورد وضعیت سهام، سود، مجامع و گزارشات شرکت.
به‌روزرسانی اطلاعات تماس سهامداران در سامانه‌ها.
همکاری با حسابرسان مستقل و دپارتمان مالی/حسابداری شرکت در ارائه اطلاعات مورد نیاز.
به‌روزرسانی دانش خود در مورد آخرین قوانین و مقررات بورس و اوراق بهادار.
نگهداری مستندات و بایگانی الکترونیکی/فیزیکی مرتبط با سهام، بورس و مجامع.
شرایط احراز (مهارت‌ها، تجربه و تحصیلات مورد نیاز):
تجربه کاری:
حداقل 2 سال تجربه مستقیم در حوزه امور سهام، امور مجامع یا امور بورس در یک شرکت پذیرفته شده در بورس یا فرابورس، شرکت‌های کارگزاری، شرکت‌های تامین سرمایه یا موسسات خدمات مالی مرتبط.
تجربه کار با سامانه‌های سازمان
آشنایی با فرآیند افزایش سرمایه و ثبت اطلاعات در سامانه‌های شرکت‌های سپرده‌گذاری (مثل سمات یا شرکت سپرده‌گذاری مرکزی)
مهارت‌های فنی و دانش تخصصی:
تسلط عمیق بر قوانین و مقررات سازمان بورس و اوراق بهادار ایران: به‌ویژه دستورالعمل‌های افشای اطلاعات، حفظ محرمانگی و جلوگیری از استفاده از اطلاعات نهانی، برگزاری مجامع، ثبت و نگهداری سهام و معاملات اشخاص وابسته.
آشنایی کامل با قانون تجارت ایران (به‌خصوص بخش مربوط به شرکت‌های سهامی، مجامع و حقوق سهامداران).
تسلط بر نرم‌افزارهای اداری: اکسل (پیشرفته - برای مدیریت داده‌های سهامداران و محاسبات)، Word، PowerPoint.
تسلط بر سامانه‌های تخصصی بورس: کدال، سجام (سامانه جامع اطلاعات مشتریان - برای احراز هویت)، سامانه‌های معاملاتی و گزارش‌دهی ناشران.
دانش حسابداری پایه: درک صورت‌های مالی (ترازنامه، سود و زیان)، مفاهیم افزایش سرمایه و سود سهام.
دقت و توجه فوق‌العاده به جزئیات:کوچکترین خطا می‌تواند جریمه‌های سنگین یا مشکلات حقوقی ایجاد کند.
مهارت‌های نرم (Soft Skills):
مهارت‌های ارتباطی و ادبیات نگارشی عالی: توانایی تهیه گزارشات، اطلاعیه‌ها و مکاتبات رسمی با سازمان بورس و سهامداران به زبان فارسی بسیار روان، دقیق و مطابق مقررات.
مسئولیت‌پذیری و قابلیت اطمینان بالا: مدیریت اطلاعات حساس و محرمانه شرکت و سهامداران.
نظم و انضباط شخصی: توانایی مدیریت چندین پروژه موازی با ضرب‌الاجل‌های سخت‌گیرانه (مهلت‌های گزارش‌دهی، مجامع).
مهارت حل مسئله: توانایی تشخیص و رفع مشکلات مرتبط با سهام، گزارش‌دهی یا مجامع.
مهارت‌های بین فردی:برخورد حرفه‌ای و صبورانه با سهامداران، مدیران و نهادهای نظارتی.
توانایی کار تحت فشار: به‌ویژه در زمان‌های نزدیک به مهلت‌های گزارش‌دهی یا برگزاری مجامع.
یادگیری مستمر: پیگیری مستمر تغییرات قوانین و مقررات بورس.
سایر موارد:
آشنایی با مفاهیم پایه بازار سرمایه (انواع اوراق بهادار، شاخص‌ها، تحلیل بنیادی مقدماتی)