مسئول دفتر مدیریت

تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان و ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
شناسایی تامین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
هماهنگی با تامین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق
ضمنا سرویس رقت و آمداز تهرانپارس و قرچک و ورامین و پیشوا و پاکدشت و گرمسار و آرادان موجود است