شرح وظایف:
1. تنظیم، هماهنگی و مدیریت برنامهها، ملاقاتها و جلسات دفتر مدیریت
2. ثبت، بایگانی و طبقهبندی مکاتبات وارده و صادره و نظارت بر کنترل ضمائم آنها
3. پاسخگویی تلفنی، دریافت و ارسال پیامها و ارتباط با کارکنان، مشتریان و مراجعین
4. تنظیم و تهیه پیشنویس نامهها، صورتجلسات، گزارشها و مستندات مرتبط با مدیریت
5. هماهنگی امور سفر و ماموریتهای کاری دفتر مدیریت
6. حفاظت و نگهداری اسناد محرمانه، تجهیزات و امکانات مورد نیاز دفتر مدیریت
7. نظارت بر انجام امور تشریفات اداری و کارکنان واحد خدمات
شایستگیهای کلیدی مسئول دفتر مدیریت:
تسلط به مهارتهای مدیریت زمان، برنامهریزی و سازماندهی امور
مهارتهای ارتباطی قوی در روابط داخلی و بیرونی سازمان
آشنایی کامل با نرمافزارهای Office (Word, Excel, Outlook) و سیستمهای مدیریت اسناد
دقت بالا در پیگیری امور، ثبت مستندات و حفظ محرمانگی اطلاعات
حداقل 3 سال سابقه کار در سمت مسئول دفتر یا Office Manager
آشنایی با اصول اداری و مکاتبات رسمی و نگارش حرفهای نامهها