مسئول دفتر مدیر عامل

تنظیم و هماهنگی وقت جلسات داخلی و خارجی مدیرعامل
یادآوری به‌موقع برنامه‌ها، جلسات و امور مهم
تهیه دستور جلسه و پیگیری صورتجلسه‌ها
پاسخ‌گویی به نامه‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌های دریافتی
ثبت، بایگانی و طبقه‌بندی کلیه مکاتبات اداری مرتبط با دفتر مدیرعامل
تهیه و نگارش پیش‌نویس نامه‌ها و گزارش‌های موردنیاز
برقراری ارتباط موثر با مدیران داخلی، کارکنان و مشتریان
هماهنگی با مهمانان، مدیران ارشد یا افراد خارج از سازمان
حفظ محرمانگی اطلاعات و احترام به حریم شخصی مدیرعامل و سازمان
ارجاع نامه‌ها و دستورات به واحدهای مرتبط
پیگیری امور ارجاع‌شده تا حصول نتیجه
گزارش‌گیری و اطلاع‌رسانی به‌موقع به مدیرعامل
مدیریت تجهیزات، ملزومات و نظم دفتر
سازماندهی اسناد مالی، اداری و مدیریتی در دفتر
پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و پیغام‌گذاری موثر
جمع‌آوری اطلاعات از واحدهای مختلف و تهیه گزارش مدیریتی
تهیه خلاصه‌ای از جلسات یا تصمیمات مهم برای ارجاع سریع به مدیرعامل
اولویت‌بندی کارها، حذف مزاحمت‌های غیرضروری
یادآوری جلسات، سررسیدها، قراردادها و امور شخصی یا کاری مهم