مسئول دفتر مدیریت

توجه: متقاضی باید حداقل دو سال سابقه مفید در شغل مسئول دفتر داشته باشد که حداقل یک سال آن باید در شرکت‌های گردشگری یا مهاجرتی باشد و داشتن این شرط برای بررسی اولیه رزومه الزامی است.

انجام کلیه فعالیت‌های اجرایی، اداری و ارتباطی مربوط به دفتر معاونت عملیات و پشتیبانی مشتریان با هدف پشتیبانی موثر از تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و اجرای فرآیندهای اجرایی و عملیاتی مربوط با پرونده‌های مهاجرتی و تضمین نظم و کارایی در امور روزانه تیم اجرایی.
هماهنگی و برنامه‌ریزی امور روزانه معاونت و مدیران تیم عملیات و پشتیبانی مشتریان شامل تنظیم جلسات، پیگیری تقویم کاری و پاسخگویی و هماهنگی با سایر واحدها.
مستندسازی، ثبت و بایگانی سوابق فعالیت‌ها، تصمیمات و مکاتبات اداری مربوط به مشتریان و پرونده‌ها.
تهیه گزارش‌های آماری و عملکردی از وضعیت پرونده‌ها، میزان پیشرفت پرونده ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد.
پاسخگویی به تماس‌ها و پیام‌های مشتریان، پیگیری درخواست‌ها، و ارجاع موارد به واحدهای ذی‌ربط.
ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان در سامانه CRM و اطمینان از صحت و کامل بودن داده‌ها.
نظارت بر جریان مکاتبات داخلی و خارجی، از جمله ایمیل‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌ها و گزارش‌ها.
هماهنگی بین تیم‌های حقوقی، عملیات و پشتیبانی مشتریان جهت تسریع در روند ارائه خدمات.
همکاری در برنامه‌ریزی و پیگیری خرید و تامین اقلام مصرفی و اداری.
تسلط کامل به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, Power Point, Visio) و تایپ سریع
تجربه موثر در کار با سامانه‌های CRM
تسلط بر مرورگرهای اینترنت و جستجوی هوشمند (مانند ChatGPT)
مهارت برنامه‌ریزی، پیگیری و زمان‌بندی کارها
مهارت ارتباطی قوی و توانایی تعامل موثر با مشتریان و همکاران
دقت بالا در ثبت داده‌ها و جزئیات پرونده‌ها
توانایی تهیه گزارش‌های آماری و تحلیلی
آشنایی کلی با فرآیندها و اصطلاحات عمومی خدمات مهاجرتی ضروری است

 

مدرک تحصیلی: ترجیحا کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های مرتبط
زبان: تسلط به فارسی و آشنایی با زبان انگلیسی در درک متون و مکاتبات کاری ضروری است و آشنایی با زبان اسپانیایی امتیاز محسوب می‌شود.
سایر ویژگی‌های لازم: توانایی اداره کردن امور دفتر مدیریت و برقراری نظم دفتر، مسئولیت‌پذیری، دقت، انضباط شخصی، وقت شناسی، رازداری و روحیه کار تیمی