مسئول دفتر مدیریت - خانم

انجام کلیه امور دفتری مدیرعامل
پیگیری، هماهنگی و رساندن تمامی اوامر صادره از مدیریت عامل به تمامی مدیران و پرسنل.
انجام و نظارت بر کلیه امور دفتر و هماهنگی جلسات و تشریفات لازم
برنامه ریزی، هماهنگی و یاداوری تمامی برنامه های مدیریت عامل، جلسات، قرارهای ملاقات و غیره
تهیه، دریافت اوراق، گزارشات و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمایم و به امضا رساندن آن ها
بایگانی مکاتبات مدیریت از قبیل تشکیل پرونده، کدگذاری، طبقه بندی و نگهداری آن ها
هماهنگ کردن و پیگیری نامه های ارسالی تا مقصد
حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار
هماهنگی خدمات و نظارت بر تجهیزات دفتر
استقبال از مهمانان، راهنمایی آن‌ها و حفظ نظم در محیط کار
مسلط به نرم‌افزار‌های Word، Excel، PowerPoint و Outlook 
سرعت در تایپ با حفظ دقت، به‌ویژه به دو زبان فارسی و انگلیسی
توانایی جستجوی سریع اطلاعات، استفاده از وب‌سایت‌ها و ابزار‌های آنلاین مانند گوگل درایو، سامانه‌های اتوماسیون اداری یا نرم‌افزار‌های پشتیبانی از مشتری
برقراری ارتباط موثر، انتقال درست پیام‌ها، گوش دادن فعال و حتی خواندن زبان بدن دیگران
تعامل سازنده با مدیر، همکاران و ارباب‌رجوع که موجب ایجاد فضای مثبت کاری و افزایش اعتماد می‌شود. مسئول دفتر نماینده چهره سازمان است و باید با برخورد مناسب، حس احترام و اعتماد را به مخاطبان منتقل کند.
 اولویت‌بندی وظایف مختلف 
همکاری با اعضای دیگر تیم، مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها و درک نیاز‌های همکاران
قدرت تحلیل شرایط و ایجاد آرامش و ارائه راه‌حل مناسب، در مواجهه با مشکلات پیش‌بینی‌نشده
حفظ خونسردی در شرایط پرفشار، وجود تماس‌های مکرر، جلسات پشت سر هم و مراجعات متعدد
حفظ اطلاعات محرمانه و حساس سازمانی، صداقت، امانت‌داری و محرمانگی 
ظاهری آراسته و با متانت

پیش نیازها

مسلط به مایکروسافت آفیس (اکسل، ورد و پاورپوینت)
مسلط به تایپ فارسی و انگلیسی
پاسخگویی به تماس ها
آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم
مسلط به امور دفتری و نامه نگاری
آشنایی به زبان انگلیسی
حضور به موقع و سروقت در محل کار
روابط عمومی بالا و توانمند در اداره دفتر
رعایت محرمانگی و حفظ حقوق مادی و معنوی شرکت