شرح کلی سمت:
مسئول دفتر، فردی منظم، مسئولیت‌پذیر و دارای روابط عمومی بالاست که وظیفه‌ی هماهنگی و اجرای کلیه امور اداری، دفتری و پشتیبانی از شرکت را بر عهده دارد. این فرد نقش کلیدی در نظم‌بخشی به فرآیندهای داخلی شرکت، ارتباط بین واحدها و مدیریت کارهای روزمره دارد.

شرح وظایف جزئی:

 امور اداری و دفتری
 • ثبت، طبقه‌بندی، بایگانی و پیگیری مکاتبات، قراردادها، اسناد اداری و مالی و پرسنلی
 • تهیه گزارش‌ها و فرم‌های اداری مورد نیاز مدیریت و واحدها
 • پیگیری امور بیمه، مالیات، خدمات پرسنلی، قراردادها
 • انجام امور خریدهای اداری (لوازم مصرفی، ملزومات دفتر، هماهنگی خدمات مورد نیاز شرکت)
 • هماهنگی و نظارت بر امور مربوط به تردد، حضور و غیاب کارکنان، مرخصی‌ها و اضافه‌کاری‌ها

 امور دفتر مدیرعامل
 • تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات و ملاقات‌های مدیرعامل
 • پاسخ‌گویی به تماس‌ها، پیام‌ها و ایمیل‌های داخلی و خارجی
 • تهیه صورتجلسه، یادداشت‌ها و مستندات جلسات و پیگیری اجرای مصوبات
 • هماهنگی سفرهای کاری، رزرو بلیت و هتل (در صورت نیاز)
 • مدیریت ورود و خروج نامه‌ها، مستندات و هماهنگی بین مدیریت و سایر بخش‌ها

 روابط عمومی و ارتباطات داخلی
 • ایجاد ارتباط موثر بین واحدها و مدیرعامل برای تسهیل روند امور
 • هماهنگی رویدادهای داخلی (جلسات، مراسم‌ها، بازدیدها و…)
 • برخورد حرفه‌ای و حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت 

 مهارت‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز
 • تسلط کامل به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
 • آشنایی با فرآیندهای اداری و قوانین پایه کار و بیمه
 • دقت بالا، سرعت عمل، نظم و توانایی انجام چند کار هم‌زمان
 • مهارت در مکاتبات رسمی و نگارش اداری
 • روابط عمومی قوی و مهارت در برقراری ارتباط موثر
 • مسئولیت‌پذیری، صداقت و پیگیری مداوم امور تا حصول