ارسال و دریافت تمامی نامه‌های سازمان و بررسی آن‌ها (از نظر امضاء، ارزیابی تعداد، هویت افراد موجود در رونوشت، ارتباط نامه با فرستنده و گیرنده جهت جلوگیری از جابجایی نامه‌ها)
به اشتراک گذاشتن اطلاعیه‌های عمومی، درون سازمانی و برون سازمانی با دیگر واحدهای سازمان و کارمندان
ثبت مشخصات انواع نامه‌ اداری که به دبیرخانه ارسال و ارجاع می‌شود. (این امور در سیستم سنتی، در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود، ولی نرم‌افزارهای دبیرخانه و بایگانی نامه به صورت خودکار این امور را انجام می‌دهند. این امور شامل ثبت شماره نامه، تاریخ ارسال یا دریافت و سایر مشخصات است.)
پس از ثبت نامه‌ها، در صورتی که نامه خروجی بوده و شامل دستوراتی برای دبیرخانه باشد. مسئول دبیرخانه وظیفه دارد تا برای ارسال و انجام امور اقدام کند. و در صورتی که نامه ورودی باشد. باید به واحد یا فرد مخاطب نامه تحویل داده شود.
پیگیری و ارسال سوابق نامه‌ها، اسناد و پرونده‌هایی که توسط ریاست یا مدیریت درخواست می‌شود.
نگهداری از نامه ها، رونوشت نامه‌ها و اسناد محرمانه و ارسال نامه به صورت مستقیم به مخاطب آن
دسته‌بندی و بایگانی تمامی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها
ارسال گزارشات و مکاتبات سازمان به صورت نامه یا فکس به واحدهای درون سازمانی یا برون سازمانی
ایجاد و آماده‌سازی مینوت نامه‌های اداری
تایپ نامه‌های اداری، مدیریت تایپیست‌ها، تهیه مینوت نامه، و درج عطف و پیرو نامه، مدارک و مکاتبات مورد نیاز سازمان
مسلط به دبیرخانه در سیستم راهکاران