مسئول دفتر مدیر عامل

شرح وظایف:
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات داخلی و خارجی مدیرعامل
تنظیم، تایپ و بایگانی مکاتبات و مستندات اداری
حضور در جلسات مورد نیاز، ثبت و پیگیری صورت‌جلسات و مصوبات
پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌ها و مراجعان و مدیریت ارتباطات ورودی و خروجی
پیگیری اجرای دستورات کتبی و شفاهی مدیریت تا حصول نتیجه
تنظیم برنامه‌های سفرها، بازدیدها و ملاقات‌های مدیرعامل
هماهنگی با سایر واحدها برای تسهیل روند امور سازمانی
نظارت بر امور خدماتی و پشتیبانی اداری و تامین اقلام مصرفی
نگهداری اسناد و مدارک مطابق با سطح محرمانگی و دستورالعمل‌های سازمان
تهیه پیش‌نویس گزارش‌ها، نامه‌ها و مستندات مدیریتی موردنیاز
همکاری در سامان‌دهی امور اداری دفتر مدیرعامل و سایر مدیران شرکت
استقبال و پذیرایی از مهمانان رسمی و هماهنگی نیازهای جلسات
توانمندی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز:
شناخت کامل فرآیندهای دبیرخانه و مکاتبات اداری
تسلط کامل بر نرم‌افزارهای Microsoft Office، اتوماسیون اداری
آشنایی با اصول نگارش رسمی و تهیه مستندات اداری
مهارت در اولویت‌بندی وظایف و مدیریت زمان
دقت بالا، پیگیری موثر و مسئولیت‌پذیری در انجام امور
آراستگی ظاهری، رفتار حرفه‌ای و برخورد مودبانه
توانایی برقراری ارتباط موثر با سطوح مختلف سازمان
رازداری و تعهد اخلاقی بالا در حفظ اطلاعات محرمانه
توانایی تصمیم‌گیری، هماهنگی و پیگیری امور چندمرحله‌ای
تسلط نسبی به زبان انگلیسی
روحیه همکاری تیمی و مهارت رهبری در هماهنگی امور پشتیبانی