مسئول دفتر - خانم

هدف شغل
مدیریت و سازمان‌دهی امور اداری و اجرایی دفتر، پشتیبانی از مدیریت در برنامه‌ریزی‌ها و هماهنگی‌ها، و ایجاد نظم در فرآیندهای روزانه برای افزایش بهره‌وری سازمان.
وظایف و مسئولیت‌ها
مدیریتی و هماهنگی
مدیریت برنامه‌ها، جلسات و تقویم کاری مدیریت
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، تهیه صورتجلسه و پیگیری مصوبات
پاسخگویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات اداری
پشتیبانی اداری
تنظیم و بایگانی اسناد و مدارک
تهیه و تدوین نامه‌ها، گزارش‌ها و مکاتبات رسمی
مدیریت ورود و خروج مکاتبات و ارجاع آن‌ها به بخش‌های مرتبط
امور اجرایی و پشتیبانی عمومی
مدیریت ملزومات و تجهیزات اداری
نظارت بر خدمات عمومی دفتر (نظافت، پذیرایی و …)
پیگیری امور مربوط به پیمانکاران، تامین‌کنندگان و مراجع بیرونی
مهارت ها
تسلط به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, PowerPoint)
توانایی تنظیم نامه‌های رسمی و گزارش‌نویسی
مهارت‌های ارتباطی و روابط عمومی قوی
مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها
دقت بالا و توانایی کار در محیط پرتردد و پرمسئولیت
ویژگی‌های شخصیتی
منظم، پیگیر و مسئولیت‌پذیر
توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات
انعطاف‌پذیر و توانمند در حل مسئله
قدرت تصمیم‌گیری سریع در شرایط ضروری
روابط عمومی بالا و روحیه همکاری