کارشناس ارشد امور دفتری

ما در شرکت شناسا به دنبال یک کارشناس ارشد امور دفتری دقیق، منظم و متعهد هستیم تا عملیات اداری روزانه را یکپارچه مدیریت کند، فرآیندها را بهبود دهد و پشتیبانی اجرایی قابل اتکا به تیم‌ها و مدیران ارائه دهد.

مسئولیت‌ها و انتظارات

• سازمان‌دهی و پایش تقویم‌های مدیریتی، زمان‌بندی جلسات داخلی و خارجی و آماده‌سازی دستورجلسه و مستندات مرتبط.
• مدیریت چرخه مکاتبات اداری شامل ثبت، بایگانی، ارجاع و پیگیری تا دریافت پاسخ نهایی.
• هماهنگی سفرهای کاری، رزروها و تسویه هزینه‌ها طبق رویه‌های شرکت.
• نظارت بر فرآیند پذیرش و پاسخ‌گویی به مراجعان و تماس‌ها و هدایت موثر آنها.
• تهیه صورتجلسه‌ها، گزارش‌های دوره‌ای اداری و داشبورد وضعیت و ارائه منظم به مدیریت.
• برنامه‌ریزی و پشتیبانی اجرایی رویدادهای سازمانی، کارگاه‌ها و جلسات گسترده.
• پایش موجودی ملزومات و تجهیزات اداری و مدیریت تدارکات و سفارش‌ها با تامین‌کنندگان.
• هماهنگی امور تسهیل‌گری دفتر (نظافت، خدمات، تعمیرات) با واحدهای مرتبط و پیمانکاران.
• کنترل انطباق امور دفتری با رویه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی و مشارکت در به‌روزرسانی آنها.
• بهبود مستمر فرآیندهای اداری از طریق شناسایی گلوگاه‌ها و پیشنهاد راهکارهای عملی.
• هدایت و هم‌راستاسازی فعالیت‌های روزمره کارشناسان/کارآموزان اداری و تقسیم موثر وظایف.
• حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان و نگهداری امن اسناد و بایگانی‌ها.

مهارت‌های لازم

• تسلط به ابزارهای اداری Microsoft Office (به‌ویژه Word، Excel، PowerPoint) و ابزارهای مدیریت تقویم و جلسات.
• آشنایی عملی با اصول بایگانی فیزیکی و دیجیتال و استانداردسازی مستندات.
• توانایی نگارش دقیق و حرفه‌ای مکاتبات اداری و تهیه گزارش‌های اجرایی.
• مدیریت زمان عالی و توان سازمان‌دهی چند کار به‌صورت هم‌زمان.
• دقت بالا، پیگیری موثر و مسئولیت‌پذیری در انجام امور.
• مهارت‌های ارتباطی قوی و توان همکاری با واحدهای داخلی و ذی‌نفعان بیرونی.
• درک مناسب از فرآیندهای تدارکات و کار با تامین‌کنندگان.
• آشنایی با سیستم‌های اتوماسیون اداری/ERP و کار با ابزارهای همکاری سازمانی.