1. مشخصات کلی شغل
عنوان شغل: کارشناس سیستم‌ها و روش‌ها
واحد سازمانی: دفتر مدیریت سیستم‌ها / تضمین کیفیت
مسئول مستقیم: مدیر سیستم‌ها و روش‌ها یا مدیر تضمین کیفیت
جایگاه سازمانی: زیرمجموعه مدیریت تضمین کیفیت یا معاونت برنامه‌ریزی

2. هدف اصلی شغل
استقرار، نگهداری و بهبود مستمر سیستم‌های مدیریتی (از جمله ISO 9001 و سایر استانداردها)
پایش و تحلیل عملکرد فرآیندها
ارزیابی اثربخشی و کارایی سیستم‌های مدیریتی سازمان

3. وظایف و مسئولیت‌ها
الف) نگهداری و به‌روزرسانی سیستم مدیریت کیفیت (ISO)
1. تدوین، بازنگری و به‌روزرسانی مستندات سیستم مدیریت (دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی، فرم‌ها و چک‌لیست‌ها).
2. اطمینان از انطباق مستندات سازمان با الزامات استاندارد ISO 9001 و سایر سیستم‌های مرتبط.
3. هماهنگی و پشتیبانی در اجرای ممیزی‌های داخلی و خارجی.
4. پیگیری اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه پس از ممیزی‌ها.
5. برنامه‌ریزی برای بازنگری مدیریت (Management Review) و تهیه گزارش‌های مربوطه.

ب) پایش و بهبود فرآیندها
1. پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد فرآیندها (KPI) به‌صورت ماهانه.
2. تحلیل داده‌های فرآیندی و ارائه گزارش‌های مقایسه‌ای (ماهانه، فصلی، سالانه).
3. شناسایی عدم انطباق‌ها، گلوگاه‌ها و فرصت‌های بهبود در فرآیندها.
4. همکاری با صاحبان فرآیند جهت بهبود روش‌های اجرایی و افزایش بهره‌وری.
5. طراحی و مستندسازی فرآیندهای جدید در صورت نیاز.

ج) ارزیابی عملکرد و گزارش‌دهی
1. تهیه و به‌روزرسانی داشبورد عملکرد فرآیندها.
2. پایش و ارزیابی ماهانه عملکرد واحدها نسبت به اهداف تعیین‌شده.
3. ارائه گزارش ماهانه عملکرد فرآیندها به مدیریت ارشد.
4. پیشنهاد اقدامات اصلاحی بر اساس نتایج ارزیابی‌ها.
5. مشارکت در جلسات تحلیل عملکرد و تصمیم‌سازی مدیریتی.

د) آموزش و فرهنگ‌سازی
1. برگزاری دوره‌های آموزشی مرتبط با سیستم‌های مدیریتی (ISO، فرآیندمحوری، مستندسازی).
2. راهنمایی کارکنان در زمینه نحوه تکمیل فرم‌ها و اجرای دستورالعمل‌ها.
3. ترویج فرهنگ بهبود مستمر در سازمان.

4. اختیارات شغل
دسترسی به مستندات و سوابق سازمانی مرتبط با فرآیندها.
درخواست همکاری از کلیه واحدها جهت جمع‌آوری داده‌ها و انجام ارزیابی‌ها.
پیشنهاد بازنگری در روش‌ها، فرم‌ها و شاخص‌ها.

5. شاخص‌های ارزیابی عملکرد شغل
درصد انطباق سیستم مدیریت کیفیت در ممیزی‌ها
میزان تحقق شاخص‌های فرآیندی (KPIها)
درصد اجرای به‌موقع اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
کیفیت و به‌موقع بودن گزارش‌های ماهانه
سطح رضایت مدیران فرآیندها از پشتیبانی سیستم‌ها و روش‌ها

6. مهارت‌ها و شایستگی‌ها
آشنایی کامل با استاندارد ISO 9001 (و سایر استانداردهای مرتبط)
تسلط بر مفاهیم BPM (مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار)
توان تحلیل داده و گزارش‌نویسی
دقت بالا در مستندسازی و پایش
مهارت ارتباط موثر و کار تیمی