کارمند بایگانی - آقا

شرح وظایف کارمند بایگانی
- تشکیل پرونده پرسنلی با رعایت طبقه بندی مشخص شده و رعایت مقررات مربوطه در اسرع وقت
- تهیه و نصب فهرست اسناد مهم در پرونده های مهم و شماره گذاری برگ ها و نیز امضاء یا مهر ذیل آنها
- تسریع در ارسال پرونده های مورد مطالبه اقدام کنندگان
- دادو ستد منطقی و رسمی پرونده های حاوی اسناد مهم
- مطالبه پرونده هایی که در جریان امور به واحد متقاضی ارسال شده و مدتها اعاده نگشته است
- مراقبت در نظافت و زیبایی پروندها و ترمیم پارگی اسناد
- عدم ارائه پرونده به مطالبه کنندگان بدون هماهنگی با اداره کارگزینی
- شماره گذاری و نخ کشی و لاک و مهر و تهیه فهرست اسناد مهم پرونده های جاری و یا نیمه جاری بهنگام تحویل قطعی آنها به سایر موسسات
- حفظ اسرار اداری و آنچه مربوط به حیثیت افراد یا امنیت کشور و شئون عمومی است
- جاریزی و تعیین پرونده های راکد و تسلیم فهرست آنها به مقام مافوق جهت اتخاذ تصمیم
- مراقبت در وجود حسن ارتباط با مقامات اداری و مراجعین
- تهیه و تقدیم گزارش برای مطالبه کسری اسناد پرونده به منظور مبین کامل شدن موضوع آن
- حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده
- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره در رایانه یا دفاتر مربوطه.
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان.
- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- تهیه گزارش مورد نیاز برای مقام مافوق و تنظیم دفتر آمار و گزارش کارکرد.
- تهیه لیست ملزومات اداری موردنیاز کارمندان مربوطه و تدارک و توزیع آنها.
- ارتقاء دانش شغلی و به روز نگهداری فرایندهای بایگانی الکترونیکی نمودن فرایندهای مزبور
- اسکن پرونده های پرسنلی و با توجه طبقه بندی انجام شده در نرم افزار مربوطه
- راهنمایی کابران واحدهای تابعه در خصوص اسکن مدارک در سامانه بایگانی الکترونیکی
- برنامه ریزی جهت اسکن پرونده راکد در سامانه بایگانی الکترونیکی
- انجام سایر امور ارجاعی از سوی مقام مافوق