مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

این نقش ستون فقرات پشتیبانی اجرایی و هماهنگی پروژه‌های سازمان است. مسئولیت اصلی شامل مدیریت کارآمد کلیه امور اداری دفتر مدیریت (PMO)، زمان‌بندی جلسات، مستندسازی و بایگانی سوابق پروژه می‌باشد. فرد باید به عنوان رابط اصلی بین مدیران پروژه و ذینفعان عمل کرده و اطمینان حاصل کند که گزارش‌دهی پیشرفت پروژه (Status Reports) به موقع و دقیق تنظیم می‌شوند. همچنین، نظارت بر رعایت چارچوب‌ها و استاندارد‌های تعریف شده توسط PMO در اسناد و فرآیندهای روزانه ضروری است. تسهیل ارتباطات بین تیمی و پیگیری مصوبات برای تسریع جریان کار پروژه از وظایف محوری این موقعیت است.
وظایف این موقعیت در دو حوزه اصلی تعریف می‌شوند: پشتیبانی اداری اجرایی و پشتیبانی فرآیندهای مدیریت پروژه (PMO Support).
استانداردسازی مستندات: اطمینان از اینکه تمام فرم‌ها، الگوها و اسناد پروژه (مانند منشور پروژه، برنامه زمان‌بندی اولیه، صورتجلسات تصمیم‌گیری) مطابق با استانداردهای تعریف شده توسط PMO تهیه و استفاده می‌شوند.
بایگانی متمرکز: ایجاد و نگهداری یک سیستم بایگانی دیجیتال و فیزیکی منظم و قابل دسترس برای کلیه سوابق حیاتی پروژه‌ها (شامل نسخه‌های نهایی مصوب و تاریخچه تغییرات).
مدیریت مخزن دانش (Knowledge Repository): همکاری در جمع‌آوری درس‌های آموخته شده (Lessons Learned) از پروژه‌های تکمیل شده و سازماندهی آن‌ها برای استفاده در پروژه‌های آتی.
تسهیل تهیه گزارش‌ها: جمع‌آوری داده‌های عملکردی (پیشرفت وظایف، زمان‌بندی، منابع مصرف شده) از مدیران پروژه و تیم‌ها.
تنظیم گزارش‌های وضعیت (Status Reports): تهیه پیش‌نویس گزارش‌های هفتگی/ماهانه برای ذینفعان ارشد بر اساس قالب‌های استاندارد PMO، با تمرکز بر انحرافات کلیدی و ریسک‌ها.
پیگیری فعالیت‌های کلیدی: رصد تقویم کلی پروژه (Master Project Calendar) و اطمینان از اینکه نقاط عطف (Milestones) به موقع ثبت شده‌اند.
برنامه‌ریزی جلسات: هماهنگی زمان، مکان و دستور جلسه برای جلسات کمیته راهبری پروژه (Steering Committee Meetings)، جلسات بازبینی (Review Meetings) و جلسات تیم‌های پروژه.
تهیه دستور کار و صورتجلسه: تهیه و توزیع دستور کارهای دقیق پیش از جلسه و ثبت دقیق صورتجلسات، شامل تصمیمات اخذ شده، موارد اقدام (Action Items) و تعیین مسئول هر اقدام.
پیگیری مصوبات: ایجاد یک سیستم فعال برای پیگیری اجرای موارد اقدام و مصوبات ثبت شده در جلسات تا زمان تکمیل آن‌ها.
مدیریت تقویم اجرایی: مدیریت دقیق تقویم مدیران ارشد PMO، از جمله زمان‌بندی سفرهای کاری و جلسات داخلی/خارجی.
ارتباطات داخلی و خارجی: مدیریت جریان مکاتبات رسمی دفتر، پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌های مرتبط با پروژه‌ها و هدایت صحیح آن‌ها به بخش‌های مربوطه.
مدیریت منابع دفتری: نظارت بر موجودی ملزومات اداری مورد نیاز تیم PMO و هماهنگی برای تامین به موقع آن‌ها.
آماده‌سازی ارائه (Presentation Prep): کمک به مدیران در آماده‌سازی اسلایدهای حرفه‌ای و قالب‌بندی اسناد برای ارائه به هیئت مدیره یا کارفرمایان.
مهارت و شایستگی ها:
تسلط بر ابزارهای آفیس. آشنایی با مفاهیمPMO .مدیریت اطلاعات و بایگانی . مهارت‌های زبانی تسلط کامل بر نگارش فارسی رسمی، قواعد نگارشی و ویرایش. مهارت‌های سازمانی و برنامه‌ریزی. ارتباطات موثر (Interpersonal Communication). دقت و توجه به جزئیات (Attention to Detail). رازداری و حرفه‌ای‌گری (Confidentiality & Professionalism). قابلیت حل مسئله (Problem Solving)