شرح شغل:
*درک خط‌مشی سازمان و مدیریت و همسو نمودن فعالیت‌های واحدها در رابطه با آن
*پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل ها و مراجعین و غیره.
*تهیه پیش نویس و تایپ نامه و مستندات مورد نیاز، انجام مکاتبات اداری (نامه، ایمیل، تماس تلفنی)
*دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی مربوط به مدیرت و همکاران
*پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
*طبقه بندی، بایگانی، نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
*تنظیم برنامه های هفتگی و روزانه گردش کار، جلسات و ماموریت های سایر نیرو ها و برقراری ارتباط مستمر با واحدهای شرکت و پیگیری حسن انجام کار نیرو ها طبق ابلاغ مدیریت
*ساماندهی امور اداری و دفتری شرکت، مدیرت عالی و سایر مدیران شرکت
*هماهنگی و پیگیری و اجرای دستورات کتبی و شفاهی مدیریت
*برنامه‌ریزی و تنظیم وقت جلسات درون سازمانی و برون سازمانی مدیریت
*هماهنگی امور سفرهای کاری مدیریت
*آماده‌سازی امکانات و مستندات لازم برای سفرها، جلسات، بازدیدها و رویدادها
*حضور در جلسات مورد نیاز و ثبت صورتجلسات و تهیه گزارش های مربوطه
*تهیه و تنظیم گزارش‌ها، ارائه‌ها و مستندات مدیریتی موردنیاز مدیرعامل
*پیگیری مصوبات و تصمیمات اخذ شده
*انجام امور ارجاعی از طرف مدیریت
*استقبال و پذیرایی از مهمانان رسمی شرکت و انجام پذیرایی در جلسات
*هماهنگی، پیگیری و انجام امور شخصی مدیریت در صورت ارجاع
*نظارت و پیگیری امور خدماتی، همکاری در خرید و تامین اقلام مصرفی اداری سازمان و امور پشتیبانی
*پیگیری و انجام امور برون سازمانی در موارد خاص طبق ابلاغ مدیریت نظیر مراجعه به بانک ها، سازمان ها، شرکت ها و غیره در صورت نیاز

ویژگی ها مهارت های مورد نیاز:
* آراسته و خوش‌برخورد
*شخصیت برون گرا و هوش هیجانی و مهارت ارتباطی عالی
*روحیه همکاری تیمی و توانایی کار گروهی
*درک بالا از اصول مذاکره و مهارت اقناع
*با هوش و چابک
*قدرت تصمیم گیری بالا
*توانایی بالا در اولویت بندی وظایف، زمان‌بندی و مدیریت زمان
*نتیجه گرا
*مسلط به اخلاق و رفتار سازمانی
*تسلط به کار با کامپیوتر و نرم افزار های اداری و اینترنت و CALENDAR
*نظم بالا، پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری و دقت بالا و پیگیری امور تا حصول نتیجه
*صادق و امانت‌دار
*راز داری و متعهد بودن
*تسلط کامل به امور اداری، اصول نامه‌نگاری و مکاتبات و مکالمات اداری
*مسلط به برگزاری جلسات و تشریفات
*توانایی تهیه انواع گزارشات مورد نیاز مدیریت
*توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران
*آشنایی کامل با فرآیند دبیرخانه
*آشنایی با اتوماسیون اداری
*سابقه کار مرتبط
-----------------------------
دانش زبان خارجی مزیت محسوب می شود.
آشنایی به امور حسابداری و مالی و نرم افزار های مربوطه مزیت محسوب می شود.
آشنایی به امور بازرگانی مزیت محسوب می شود.