مسئول دفتر

هلدینگ 5040 در راستای بهبود هماهنگی و پشتیبانی اجرایی تیم آی‌تی، به دنبال جذب مسئول دفتر حرفه‌ای، منظم و قابل اعتماد است. این نقش، مسئول برنامه‌ریزی، هماهنگی جلسات، مدیریت مستندات و پشتیبانی از مدیران ارشد می‌باشد و نقشی کلیدی در تسهیل عملیات روزانه تیم و ایجاد نظم در فرآیندهای اداری ایفا می‌کند.

 
شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی، قرار ملاقات‌ها و تقویم کاری مدیران
• یادآوری زمان جلسات و پیگیری تحقق برنامه‌ها
• آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از در دسترس بودن تجهیزات و مستندات لازم
• انجام مکاتبات اداری، نامه‌نگاری و تهیه گزارش‌های حرفه‌ای
• ایجاد و حفظ ارتباط موثر با واحدهای مختلف سازمان
• مدیریت اسناد، بایگانی و تضمین محرمانگی اطلاعات
• پشتیبانی اجرایی و اداری از تیم مدیریتی
• تهیه صورتجلسات و مستندات مرتبط
• همکاری در مدیریت پروژه‌ها و پیگیری وظایف مرتبط

 
شرایط احراز

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در حوزه مسئول دفتر
• تسلط کامل به نرم‌افزارهای Office به‌ویژه MS Project
• توانایی مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چند وظیفه
• آشنایی با اصول مکاتبات رسمی و نگارش اداری

 
شایستگی‌های تخصصی 

• مدیریت جلسات و برنامه‌ریزی تقویم کاری مدیران
• مستندسازی، تهیه صورتجلسات و گزارش‌های حرفه‌ای
• توانایی بایگانی و مدیریت اسناد با رعایت محرمانگی
• توانایی پشتیبانی اجرایی و اداری از تیم مدیریتی
• مهارت در مدیریت پروژه و پیگیری وظایف

 
شایستگی‌های رفتاری و فردی 

• روابط عمومی قوی و مهارت برقراری ارتباط مؤثر
• مسئولیت‌پذیر، منظم و رازدار
• خوش‌برخورد، صبور و دارای روحیه کار تیمی
• دقت بالا، توجه به جزئیات و مهارت سازماندهی
• وقت‌شناس و پایبند به انضباط کاری
• انعطاف‌پذیر و توانمند در مدیریت چند وظیفه به‌طور همزمان

 
مزایا و تسهیلات

• بیمه تأمین اجتماعی و بیمه تکمیلی
• پزشک سازمانی
• چکاپ سلامت دوره‌ای و خدمات دندانپزشکی سازمانی
• کافی‌شاپ و رستوران سازمانی
• باشگاه بدنسازی و بن استخر
• کارواش سازمانی
• بن‌های تخفیف پوشاک
• خدمات گردشگری و رفاهی
• سرویس رفت و برگشت
• کمک‌هزینه رفت‌وآمد (تخفیف ویژه اسنپ)
• محیط کاری پویا، پرانرژی و فرصت‌های واقعی رشد حرفه‌ای و ارتقاء داخلی

 
محل کار
تهران – کیلومتر 15 جاده مخصوص (شهید لشگری)، دفتر مرکزی هلدینگ 5040