کارشناس روابط عمومی

مسئول دفتر و کارشناس ارتباطات دفتر مدیرعامل
معرفی کوتاه شهرکتاب
شهرکتاب یک نهاد فرهنگی پیشرو در عرضه کتاب و محصولات فرهنگی و توسعه تجربه‌های متنوع در این حوزه است. ما در پی جذب همکار دقیق، مسئولیت‌پذیر و ارتباط‌گرا برای پشتیبانی از امور اداری و ارتباطی «دفتر مدیرعامل» هستیم.
خلاصه موقعیت شغلی
پشتیبانی اداری و اجرایی از فعالیت‌های روزمره دفتر مدیرعامل همراه با مدیریت جریان‌های ارتباطی (درون‌سازمانی و برون‌سازمانی)، به‌منظور تضمین نظم، دقت و انسجام پیام‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری دفتر.
مسئولیت‌ها و وظایف اصلی
الف) حوزه اداری و پشتیبانی
تنظیم و نگهداشت تقویم جلسات، هماهنگی ملاقات‌ها و زمان‌بندی دیدارهای مدیرعامل.
دریافت، ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات ورودی و خروجی دفتر؛ پاسخ‌گویی اولیه به تماس‌ها و مراجعات حضوری.
آماده‌سازی اسناد، صورتجلسه‌ها، پیوست‌ها و آرشیو منظم پرونده‌های دفتر مدیرعامل (کاغذی و دیجیتال).
هماهنگی تشریفات و امور اجرایی جلسات (دعوت‌ها، پذیرایی، تجهیزات، پیگیری مصوبات).
ب) حوزه ارتباطات و اطلاع‌رسانی
تنظیم، ویرایش و آماده‌سازی پیام‌ها، یادداشت‌ها و اطلاعیه‌های رسمی مدیرعامل.
هماهنگی جریان اطلاع‌رسانی درون‌سازمانی میان دفاتر و شعب؛ اطمینان از انسجام پیام‌ها.
تولید و انتشار محتوای مرتبط با برنامه‌ها و اهداف کلان موسسه.
تدوین و انتشار گزارش‌های خبری/مدیریتی کوتاه؛ تهیه Executive Summary برای اسناد مهم.
مستندسازی رویدادها و تصمیمات کلان مرتبط با مدیرعامل و پشتیبانی از دبیری جلسات در صورت تفویض.
تولید طرح‌های گرافیکی مورد نیاز در زمینه‌های بالا
شرایط احراز
تحصیلات و تجربه
حداقل کارشناسی در یکی از رشته‌های مدیریت، ارتباطات/روابط‌عمومی، ادبیات فارسی، علوم اجتماعی یا رشته‌های مرتبط.
3 سال یا بیشتر سابقه مرتبط در حوزه‌های روابط‌عمومی و ارتباطات سازمانی.
مهارت‌های فنی و ادوات کاری
تسلط به مکاتبات اداری، نگارش رسمی و اصول آرشیو و بایگانی.
تسلط خوب به مجموعه Microsoft Office/Google Workspace (به‌ویژه Word، Excel، PowerPoint، Calendar).
تسلط به مهارت‌های ارتباطی (شفاهی و نوشتاری) و آداب حرفه‌ای پاسخ‌گویی.
آشنایی با ابزارهای گرافیکی (حداقل در سطح آماده‌سازی طرح‌های ساده) و ابزارهای هوش مصنوعی برای تسریع تولید و ویرایش متن/گزارش.
آشنایی با میزیتو (نرم‌افزار مدیریت کارها/جلسات) یا ابزارهای مشابه کارهای تیمی و دبیرخانه‌ای.
آشنایی با اصول مستندسازی جلسات و تهیه صورت‌جلسه/گزارش.
شایستگی‌های رفتاری
دقیق، منظم، پیگیر و رازدار؛ دارای روحیه همکاری و مسئولیت‌پذیری بالا.
مدیریت زمان، اولویت‌بندی کارها، انعطاف‌پذیری و تاب‌آوری در محیط‌های پویا.
توان ساخت ارتباط موثر با ذی‌نفعان داخلی و بیرونی؛ قوه بیان و تحلیل مناسب.
الزامات عمومی
تعهد به محرمانگی اطلاعات و رعایت استانداردهای حرفه‌ای سازمان.
تسلط به زبان انگلیسی (مکالمه، مطالعه و نگارش متون).
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)
نظم و دقت اداری: درصد مکاتبات ثبت و پیگیری‌شده به‌موقع و بدون خطا.
هماهنگی جلسات و برنامه‌ها: میزان تحقق برنامه‌ها و رضایت مدیر حوزه از نظم اجرایی دفتر.
دقت در آرشیو/مستندسازی: نرخ خطای پایین در ثبت یا بایگانی اسناد؛ کامل‌بودن صورت‌جلسه‌ها.
کیفیت و سرعت اطلاع‌رسانی: وضوح پیام‌ها، تناسب با اهداف سازمان و انتشار به‌موقع.
انسجام ارتباطات داخلی: سنجش رضایت مدیر حوزه و واحدهای طرف تعامل.
نوآوری ارتباطی: پیشنهادهای اجرایی پذیرفته‌شده برای بهبود فرآیندهای ارتباطی.
شرایط کاری و مزایا
ساعات کاری: شنبه تا چهارشنبه (9 تا 17:30)
بیمه و مزایای قانونی؛ فرصت رشد و یادگیری در محیط فرهنگی.
محیط کار: تیمی، پویا و فرهنگی با دسترسی نزدیک به رویدادها و شبکه‌های فرهنگی شهرکتاب.