مسئول دفتر - آقا

شرح وظایف مسئول دفتر:
1. مدیریت برنامه‌ها و زمان‌بندی: برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و سفرهای کاری مدیرعامل. یادآوری و پیگیری زمان‌بندی جلسات، تماس‌ها و وظایف ضروری. تهیه و تنظیم تقویم کاری مدیرعامل و به‌روزرسانی آن به صورت منظم.
2. هماهنگی و ارتباطات داخلی و خارجی: دریافت و پاسخ به مکاتبات، ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی مرتبط با مدیرعامل. هماهنگی با سایر واحدها برای تسهیل اجرای دستورات و تصمیمات مدیرعامل. مدیریت تماس‌های تلفنی، مراجعان و همکاران و در صورت لزوم هدایت آن‌ها به واحد یا فرد مربوطه.
3. مدیریت مکاتبات و مستندات: دریافت، ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی مکاتبات و اسناد رسمی. تهیه گزارش‌ها، یادداشت‌ها، نامه‌ها و صورتجلسات جلسات مدیرعامل. حفظ محرمانگی اطلاعات و اسناد حساس سازمان.
4. پشتیبانی در حوزه ی اداری و اجرایی: آماده‌سازی مدارک، ارائه‌ها و گزارش‌های مورد نیاز مدیرعامل. پیگیری اجرای مصوبات جلسات و دستورات مدیرعامل با واحدهای مرتبط.
ویژگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز: دقت، مسئولیت‌پذیری و نظم بالا. مهارت‌های ارتباطی و تعامل موثر با مدیرعامل، کارکنان و مشتریان. توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف. آشنایی با نرم‌افزارهای اداری (Word، Excel، PowerPoint، Outlook و ...). حفظ محرمانگی و اخلاق حرفه‌ای. توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری سریع.
ویژگی‌های فردی: ظاهر آراسته، برخورد مناسب، امانت‌داری، مسئولیت‌پذیری و سرعت عمل.