مسئول دفتر - خانم

ما در میرانا به شرکت های مختلف در حوزه استخدام کمک می کنیم. در حال حاضر یکی از مشتریان ما، که در حوزه تولیدی / صنعتی، بصورت تخصصی فعالیت می کند، در راستای رسیدن به اهدافش به یک مسئول دفتر نیاز دارد.


شرح وظایف 

• پاسخگویی به تلفن، هماهنگی جلسات، قرار ملاقات‌ها و برنامه‌های مدیریتی
• انجام امور اداری شامل: مکاتبات، ارسال و دریافت ایمیل، اسکن و تایپ نامه‌ها و مستندات
• آرشیو و بایگانی فیزیکی و سیستمی اسناد و ثبت و نگهداری اطلاعات مورد نیاز
• تهیه گزارش‌های هفتگی، ماهانه و موردی برای مدیر و پیگیری امور جاری
• درخواست و ثبت نیازهای تدارکاتی و مصرفی واحد اداری و پیگیری تامین آنها
• هماهنگی تهیه و توزیع تجهیزات، لوازم مصرفی و اقلام مورد نیاز پرسنل
• مدیریت ورود و خروج مهمانان و هماهنگی تشریفات مربوطه
• پیگیری دستورات مدیر و اطمینان از اجرای صحیح و به‌موقع آن‌ها
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و پشتیبانی جلسات، تهیه صورتجلسه و تنظیم مستندات مرتبط
• نظارت بر تمیزی، نظم محیط کار، هماهنگی با نیروهای خدمات و رسیدگی به نیازهای دفتری

 

شرایط احراز 

• حداقل 5 سال تجربه کاری مرتبط در سمت مسئول دفتر یا منشی ارشد
• تسلط پیشرفته بر نرم‌افزارهای Word ،Excel ،PowerPoint
• تحصیلات مرتبط در رشته‌ مدیریت 
• دارای دقت، تمرکز و نظم بسیار بالا
• توانایی مدیریت همزمان چند کار (Multitasking) و اولویت‌بندی امور
• روابط عمومی قوی و توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیر، همکاران و مراجعان
• مهارت بالا در نگارش، گزارش‌نویسی و مکاتبات رسمی
• مسئولیت‌پذیری بالا، پیگیری مستمر و توانایی انجام کارها بدون نظارت مستقیم
• تسلط به اصول بایگانی، مستندسازی و مدیریت اطلاعات