مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

شرح وظایف اصلی

1. مدیریت و هماهنگی امور اداری
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات، قرارها و سفرهای کاری مدیر
مدیریت تقویم کاری و یادآوری امور مهم
ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی اسناد، نامه‌ها و مکاتبات
تهیه صورتجلسات جلسات و پیگیری تصمیمات مصوب
پیگیری و انجام امور بیمه و بانکی شرکت و مدیریت

2. ارتباطات و مکاتبات
پاسخ‌گویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها، مراجعات و پیام‌ها به نمایندگی از مدیر
مدیریت ارتباط با مشتریان و سایر ذینفعان
تهیه و تنظیم نامه‌های اداری، پروپوزال ها، گزارش‌ها و مستندات رسمی

3. هماهنگی داخلی
ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف برای اجرای تصمیمات مدیریت
پیگیری امور محول‌شده از طرف مدیر و ارائه گزارش‌های دوره‌ای

4. پشتیبانی مدیریتی
آماده‌سازی اسناد، گزارش‌ها و فایل‌های ارائه برای جلسات
مدیریت و نظارت بر خریدهای اداری مورد نیاز دفتر
هماهنگی امور رفاهی و پشتیبانی مرتبط با دفتر مدیریت

مهارت‌ها
توانایی بالا در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
مهارت عالی در ارتباطات شفاهی و کتبی
تسلط به اصول مکاتبات اداری و نگارش حرفه‌ای
آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس (Word، Excel، PowerPoint)
توانایی چندوظیفه‌ای و مدیریت همزمان کارهای مختلف
مهارت در حل مسئله و پیگیری امور
دقت بالا و توجه به جزئیات

ویژگی‌های شخصیتی
مسئولیت‌پذیری، منظم و وقت‌شناس
برخورد حرفه‌ای و آراسته
توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات
روحیه همکاری و تعامل بالا