خلاصه شغل

Project Coordinator مسئول ایجاد سرعت، نظم، شفافیت و پیشرفت قابل اندازه‌گیری در پروژه‌های کلیدی تپسی‌فود است؛ پروژه‌هایی که چندتیمی بوده و برای تحقق اهداف واحدهای Growth، Product، Tech، Ops، Commercial و Marketing باید بدون تاخیر، با هماهنگی کامل و گزارش‌دهی استاندارد پیش بروند. این نقش یکی از مهم‌ترین نقش‌های اجرایی در کنار CEO است و باید اطمینان دهد که هیچ اقدام معطل نمی‌ماند، هیچ deadline از دست نمی‌رود و هیچ پروژه‌ای بدون Owner، وضعیت مشخص یا ریسک‌گذاری به جلو نمی‌رود. موفقیت در این نقش زمانی حاصل می‌شود که پروژه‌های حیاتی عقب نمانند، تیم‌ها هم‌سو و منظم گزارش دهند، chaos پروژه‌ای به حداقل برسد و تصمیم‌گیری‌ها سریع و دقیق انجام شود.

مسئولیت‌ها

مدیریت و پیگیری پروژه‌ها

• ساخت و به‌روزرسانی Project Board شامل وضعیت، ریسک، deadline و وابستگی‌ها

• تعریف و پیگیری action itemهای جلسات CEO

• دریافت گزارش روزانه/هفتگی از تیم‌ها و تبدیل آن به خروجی استاندارد

• هماهنگی بین تیم‌های Growth، Product، Tech، Ops، Commercial و Marketing

• رصد پیشرفت پروژه‌ها و هشداردهی نسبت به تاخیر، ریسک یا mismatch

• جلوگیری از دوباره‌کاری و ناهماهنگی بین تیم‌ها

استانداردسازی گزارش‌ها و جلسه‌ها

• تهیه گزارش‌های هفتگی برای CEO شامل خلاصه، insight و وضعیت پروژه‌ها

• مدیریت agenda، صورتجلسه و outcome جلسات

• آماده‌سازی خروجی‌های لازم برای هیئت‌مدیره و مدیران ارشد

• طراحی و ساخت قالب‌های استاندارد گزارش‌دهی‌ (KPI، پروژه، ریسک، SLA و …)

هماهنگی Cross-functional و مدیریت ارتباطات داخلی

• هماهنگی مستمر با مدیران برای دریافت اطلاعات و هم‌سو کردن تصمیمات

• ایجاد نظم در ورود/خروج taskها و جلوگیری از آشفتگی اطلاعات

تحلیل اولیه داده و استخراج insight

• درک و تحلیل KPIهای مهم

• انجام تحلیل اولیه مشکلات و ریشه‌یابی سطح اول پیش از ورود مدیران تخصصی

• کمک به طراحی timeline و roadmap پروژه‌ها

پشتیبانی اجرایی از CEO

• اولویت‌بندی کارهای روزانه و هفتگی CEO

• فیلتر کردن درخواست‌های کم‌اهمیت و جلوگیری از اتلاف وقت

• خلاصه‌سازی حرفه‌ای و شفاف مسائل پیچیده

• آماده‌سازی ورودی موردنیاز برای تصمیم‌گیری‌های سریع

الزامات

تجربه و مهارت‌های تخصصی

• 1 تا 4 سال تجربه مرتبط در Project Coordination / PMO / Operations

• توانایی بالا در organization، task management و مدیریت هم‌زمان چند تیم

• تجربه در تهیه گزارش‌های حرفه‌ای

• تسلط به ابزارهایی مانند Google Sheets، Notion، Jira یا ابزارهای مشابه

• مهارت بالا در مدیریت فشار و شرایط متغیر

• توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای و محترمانه با مدیران مختلف