مسئول دفتر - آقا

شرکت ما در حوزه سرمایه گذاری با هدف توسعه و ارتقاء، در حال جذب نیروهای توانمند و با انگیزه است. ما باور داریم سرمایه اصلی هر سازمان، نیروی انسانی آن است و تلاش میکنیم محیطی پویا، حرفه ای و همراه با فرصت های رشد فراهم کنیم. اگر به دنبال شغلی پایدار، یادگیری مستمر و همکاری در تیم حرفه ای هستید، از شما دعوت میکنیم رزومه خود را برای ما ارسال کنید.

شرح وظایف این شغل:

1. مدیریت امور اداری و روزمره دفتر مدیریت
2. پاسخ گویی به تماس ها، دریافت و ارسال نامه ها و ایمیل ها
3. طبقه بندی و بایگانی اسناد، قراردادها و مکاتبات
4. مدیریت ورود و خروج نامه ها و ارجاع آن ها به واحدهای مربوطه
5. برنامه ریزی و هماهنگی جلسات
6. تنظیم تقویم جلسات داخلی و خارجی مدیریت
7. هماهنگی با مدیران پروژه، کارشناسان فنی، پیمانکاران و شرکت های همکار
8. تهیه صورتجلسات، پیگیری مصوبات و ثبت دقیق مستندات جلسات
9. پشتیبانی از فعالیت های مدیرعامل یا مدیر پروژه
10. تهیه گزارش های خلاصه مدیریتی و اطلاعات موردنیاز برای تصمیم گیری
11. پیگیری موارد ارجاعی از سوی مدیریت تا حصول نتیجه
12. اطمینان از نظم و ترتیب محیط کاری مدیریت
13. هماهنگی ارتباطات داخلی و خارجی
14. برقراری ارتباط موثر با واحدهای فنی، مالی، حقوقی، منابع انسانی و دفاتر پروژه
15. پاسخ گویی به مراجعه کنندگان و میهمانان شرکت و تنظیم قرارهای ملاقات
16. امکان انجام ماموریت های خارج از شهر
17. نظارت بر تدارکات اداری مرتبط با دفتر مدیریت
18. سفارش لوازم مورد نیاز دفتر
19. اطمینان از آمادگی امکانات جلسات (ویدیو پروژکتور، پذیرایی و...)

شرایط احراز شغل:

• حداقل 3 سال سابقه مرتبط
• تسلط به نرم افزارهای Office به ویژه Word، Excel، Outlook
• مهارت بالا در ارتباطات نوشتاری و گفتاری
• آشنایی با زبان انگلیسی در حد مکاتبات اداری (ترجیحاً)
• آشنایی با نرم افزار های کنترل پروژه و PMO
• توانایی مدیریت زمان، اولویت بندی کارها و حفظ محرمانگی اطلاعات
• دقت بالا، مسئولیت پذیری و برخورد حرفه ای
• منظم، صبور، با روابط عمومی قوی
• دارای روحیه همکاری تیمی و پیگیری بالا
• توانایی کار در محیط های پرتردد و چندوظیفه ای