مسئول دفتر - خانم

بر این اساس نکات ذیل بعنوان مواردی که باید در لیست کار مسئول دفتر قرار گیرد، مطرح و متذکر میباشد:
1. هماهنگی جلسات
تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها و بازدیدها
2. مدیریت اسناد و مکاتبات محرمانه
حفظ و نگهداری اسناد و مدارک سازمان و بایگانی صحیح، دسته‌بندی دقیق و دسترسی سریع به اطلاعات.
3.پاسخگویی و ارتباطات
پاسخ به تماس‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی و پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
4. تهیه گزارش و پیگیری امور
تهیه گزارش کار از جلسات، پیگیری امور محوله از سوی مدیریت و اطلاع‌رسانی به‌موقع درباره وضعیت پیشرفت پروژه‌ها
5. نظارت بر ملزومات اداری
مدیریت نیاز‌های اداری مانند سفارش کالا، هماهنگی خدمات و نظارت بر تجهیزات دفتر
6. پذیرش مراجعان و حفظ نظم محیط
استقبال از مهمانان، راهنمایی آن‌ها و حفظ نظم در محیط کار و برخورد حرفه‌ای با مراجعین
7. حفظ و امانت داری اطلاعات محیط کار
حفظ و امانت داری از اطلاعات در دسترس از وظایف بسیار مهم و حیاتی میباشد. این اطلاعات شامل اطلاعات مربوط به مطب اعم از اطلاعات مالی، اطلاعات مراجعین و امور محوله به پرسنل شرکت میباشد. بدیهی است کشف هر گونه افشای اطلاعات توسط کارفرما قابل طرح و شکایت در مجامع قضایی بوده و پیگرد قانونی خواهد داشت.
مهارت‌های ضروری
1.تسلط بر کار با نرم‌افزار‌هایی مانند Word، Excel، PowerPoint و آشنایی با تقویم‌های دیجیتال مانند Google Calendar.
2.تسلط بر نگارش صحیح، حرفه‌ای و مطابق با اصول نگارشی برای نامه‌ها و گزارش‌های اداری
3.مهارت جستجو و استفاده از ابزار‌های آنلاین و استفاده از وب‌سایت‌ها و ابزار‌های آنلاین مانند گوگل درایو، سامانه‌های اتوماسیون اداری یا نرم‌افزار‌های پشتیبانی از مشتری
4.برقراری ارتباط موثر، انتقال درست پیام‌ها، گوش دادن فعال و حتی خواندن زبان بدن دیگران