شرح وظایف و مسئولیت ها:
آشنایی با امور دفتری و دبیرخانه (حداقل 2 سال سابقه مرتبط)
آشنایی با مکاتبات اداری
ثبت، کدگذاری و بایگانی اسناد و مدارک با هدف نگهداری مناسب و امکان بازیابی سریع آنها (بر اساس روش اجرایی کنترل مستندات)
تسلط بر مجموعه Office خصوصاً نرم افزار Word و Excel
آشنایی کامل با اتوماسیون اداری
توان تنظیم و تدوین متون و گزارشهای خواسته شده
تهیه پیش نویس و تایپ نامه ها و گزارشات ارجاعی از مدیر مربوطه
تهیه صورت لوازم اداری مورد نیاز کارکنان و پیگیری تحویل اقلام
تنظیم پیش نویس نامه های درخواستی واحدهای مختلف در سیستم اتوماسیون اداری سپس اخذ تایید مدیریت و ارسال نامه با هماهنگی واحد درخواست کننده نامه.
اخذ تائیدیه رسیدن نامه به مقصد و ارجاع به واحد درخواست کننده جهت پیگیری نامه.
تنظیم نامه ی ارسال مدارک خارج از سازمان شامل ذکر نوع مدرک و تعداد مدارک.
دریافت نامه های وارده به صورت های مختلف: اصل نامه، فکس، ایمیل و .... سپس ثبت در اتوماسیون اداری و ارجاع به واحد مربوطه.
ثبت بایگانی کلیه نامه های وارده و صادره شرکت در سیستم اتوماسیون اداری.
حفظ، نگهداری و بایگانی صحیح کلیه قراردادها، صورتجلسات و تعهدنامه‌های شرکت به صورت الکترونیک و کاغذی.