مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

شرایط قرارداد استخدام مسئول دفتر مدیرعامل:
– مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
– تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری
– بایگانی و انجام کارهای مربوط به پیام‌ها و نامه‌های شرکت
– پاسخگویی به تلفن‌ها
– کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
– دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون و یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل
-تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل
– پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران
– یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
– برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
– دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
– شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
– نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
– کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
– پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
– پاسخ گویی به ارباب و رجوع حضوری
– محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
– ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
الزامات و مهارت ها :
– آشنایی ابتدایی با زبان انگلیسی
– آشنایی با کامپیوتر و نرم افزارهای Office و Power point، فتوشاپ و گوگل
– داشتن سابقه‌کار اداری و آشنایی کامل با روندهای اداری
– مسلط‌بودن بر نرم‌افزارهای مدیریت اداری، مانند آفیس
– آشنایی کافی با اتوماسیون ادرای مکاتبات
– توانایی مکاتبات اداری و داشتن مهارت‌های ارتباط کلامی
– دقیق‌بودن در توجه به جزئیات
– مهارت بالا در زمینه سازماندهی، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و مدیریت زمان
– مهارت‌های بین‌فردی و تعامل بالا