کارمند دبیرخانه و امور دفتری

ارائه خدمات دفتری و اداری مانند تهیه پیش نویس مکاتبات، برنامه ریزی قرار ملاقات، سازماندهی و حفظ اسناد مرتبط، و اطمینان از ارائه خدمات به صورت موثر و کارامد.
برنامه ریزی ملاقات ها و جلسات کاری مدیران مربوطه
تهیه و تنظیم وقت متقاضیان ملاقات با مدیر مربوطه
انجام هماهنگی های لازم و تنظیم وقت مربوط به جلسات در داخل و خارج شرکت
مطلع کردن به موقع مدیر از برنامه کاری ایشان
اطمینان از انجام نظافت دفتر مدیر و واحدها و اطلاع رسانی به سرپرست مربوطه
پیگیری جهت آماده بودن امکانات لازم (از قبیل ماشین، لوازم پذیرایی و سایر امکانات)
پاسخگویی به مراجعان حضوری و تلفنی، یادداشت پیامها و اطلاع به موقع آن به مسئول مربوطه
برقراری تماس تلفنی مورد نیاز مدیران مربوطه
ابلاغ دستورات صادره مدیر به اشخاص و واحدهای مربوطه
پیگیری امور محوله و ارائه گزارش های متوالی به مدیر مربوطه تا حصول نتیجه
ثبت، کدگذاری و بایگانی اسناد و مدارک با هدف نگهداری مناسب و امکان بازیابی سریع آنها (بر اساس روش اجرایی کنترل مستندات)
تهیه پیش نویس و تایپ نامه ها و گزارشات ارجاعی از مدیر مربوطه
تهیه صورت لوازم اداری مورد نیاز کارکنان و پیگیری تحویل اقلام
تهیه و تنظیم گزارشات و اخبار پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارسال به روابط عمومی
تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد ذیربط و پیگیری آنها
ارسال و دریافت نمابر
انجام هماهنگی های لازم جهت تهیه وسیله رفت و برگشت جهت اعزام کارکنان به ماموریت های خارج از شرکت