مسئول دفتر

هر روز از همین‌جا شروع می‌شود…
روز کاری مدیرعامل با یک تصمیم، یک جلسه و یک تماس مهم شروع می‌شود. اما پشت این نظم، کسی هست که مطمئن می‌شود هیچ چیز از قلم نمی‌افتد، هیچ قرار کاری جا نمی‌ماند و هر پیگیری، به نتیجه می‌رسد.
ما به دنبال مسئول دفتری مدیرعامل هستیم؛ کسی که فقط امور اداری را انجام نمی‌دهد، بلکه جریان کار را روان نگه می‌دارد.
نقش تو در این داستان چیست؟

• تو نقطه اتصال مدیرعامل با تیم‌ها، جلسات و تصمیم‌ها هستی.
• از مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات گرفته تا پیگیری مصوبات، مکاتبات و پاسخ‌گویی حرفه‌ای به مراجعین.

در این نقش:

• برنامه روزانه مدیرعامل را مدیریت می‌کنی و جلسات داخلی و خارجی را هماهنگ می‌کنی
• تماس‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات دفتر مدیرعامل را با دقت پاسخ می‌دهی
• مکاتبات اداری را تنظیم، ثبت، پیگیری و ارجاع می‌کنی
• مراسلات و مستنداتی که نیاز به گردش امضا دارند (قراردادها، چک‌ها، دفاتر مالی و …) را مدیریت می‌کنی
• اسناد و مدارک را مطابق روال شرکت بایگانی و آرشیو می‌کنی
• پیگیر تصمیمات مدیرعامل و مدیران ارشد هستی تا به نتیجه برسند
• به‌صورت حرفه‌ای پاسخ‌گوی مراجعین هستی
• با واحدهای مختلف (فروش، عملیات، مالی، محصول/فنی و …) هماهنگ می‌کنی و کارها را تا پایان دنبال می‌کنی
• گزارش‌های ساده مدیریتی مثل صورتجلسه، اکشن‌آیتم‌ها و وضعیت پیگیری‌ها را تهیه می‌کنی

ابزارهایی که با آن‌ها کار می‌کنی:

• تسلط به نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Word و Excel)
• توانایی مدیریت تقویم مدیران و هماهنگی جلسات
• مهارت در مکاتبات اداری، صورتجلسه‌نویسی و گزارش‌های ساده
• آشنایی با اتوماسیون اداری، CRM یا سیستم‌های ثبت و پیگیری (مثل چارگون، پیوست و …)
• تایپ سریع و دقیق فارسی (آشنایی پایه با انگلیسی یک مزیت است)

ویژگی‌هایی که این نقش به آن‌ها تکیه دارد:

• نظم و دقت بالا
• روابط عمومی قوی و ارتباط موثر با مدیران و همکاران
• مسئولیت‌پذیری، قابل اعتماد بودن و تعهد به محرمانگی
• توانایی مدیریت استرس و فشار کاری
• پیگیری‌محور و نتیجه‌گرا
• خوش‌برخورد و منعطف