مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

وظایف منشی امور اداری
- پاسخ گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
- بایگانی تمامی فاکتورها، برگه های رسید انبار و ............
- ارسال فاکتورهای مشتریان از طریق پست
- تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور مدیر عامل
- تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مدیر عامل
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
- مدیریت و سازماندهی چیدمان تجهیزات اداری
- هماهنگی با بخش IT برای اطمینان پیداکردن از فراهم بودن تجهیزات اداری
- مدیریت مکاتبات، تهیه پیش نویس نامه‌ها، آرشیو و استفاده از اتوماسیون (تنظیم و ارسال نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی و .....)
- ارائه پشتیبانی عمومی به ارباب رجوع
- پاسخ به پرسش های کارمندان درباره مسائل مربوط به مدیریت دفتر
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیرعامل
- توانایی حل مسائل و مشکلات به صورت مستقل

مهارت های عمومی:
- روابط عمومی عالی
- اعتماد به نفس بالا
- مسئولیت پذیری
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- مدیریت زمان
- تسلط بر انجام کارهای هم زمان

مهارت های تخصصی :
- تسلط بر نرم افزارهای Office
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی گزارش دهی

شرایط احراز:
· پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
· حافظه خوب و حضور ذهن
· صبر و تحمل بالا
· رازداری در امور
· رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
· متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
· دارای حداقل مدرک کارشناسی
· مسلط به امور اداری و دفتری

شایستگی‌های رفتاری:
· ارتباطات اثر بخش و رفتار محترمانه
· فن بیان و مهارت های گفتاری مناسب
· پیگیر و نتیجه گرا
· برخوردار از نظم و انضباط اداری
· توان برنامه ریزی و مدیریت زمان
· دارای تعهد و مسئولیت پذیری
· دارای نظم و اخلاق حرفه ای
· دارای روحیه کار تیمی
· قابل اعتماد، دقیق و باهوش
· علاقه‌مند به آموزش و پیشرفت (حق شماست)
· دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور
· روابط عمومی بالا و داشتن روحیه کار تیمی (انتقاد پذیر)