خلاصه شغل
مسئول دفتر وظیفه اجرای کارهای اداری و بهینه سازی مراحل کار در دفتر را بر عهده خواهد داشت؛ همچنین با برنامه‌ریزی حرفه‌ای و ارائه اطلاعات موردنیاز، می‌تواند به همکاران و مدیران خود کمک کند. وی وظیفه مهمی را در سازمان ایفا می‌کند و باید به طور هم‌زمان، به درخواست‌ها، سوالات و مشکلات افراد سازمان پاسخ دهد.

وظایف و مسئولیت‌ها

• پاسخ به تماس های تلفنی و وصل کردن تماس ها به افراد مربوطه، در صورت لزوم؛
• مدیریت برنامه روزانه، هفتگی یا ماهانه و همچنین تنظیم جلسات و قرارهای جدید؛
• تهیه و توزیع مکاتبات، یادداشت ها و فرم ها؛
• تشکیل و به روز رسانی پرونده اطلاعات تماس کارمندان، مشتریان، تامین کنندگان و شرکای خارجی؛
• پشتیبانی و تسهیل در تکمیل گزارشات منظم؛
• توسعه و نگهداری یک سیستم بهینه برای تشکیل پرونده؛
• بررسی مرتب میزان لوازم اداری و سفارشات سازمان؛
• تنظیم سفرها و ماموریت ها؛
• ثبت اسناد هزینه ها و همکاری در ارائه گزارشات.

الزامات و مهارت‌ها

• تسلط کامل به زبان انگلیسی؛
• داشتن تجربه کاری به عنوان منشی یا دستیار اداری؛
• آشنابودن با فرایند سازمان های اداری و تکنیک های لازم برای بهینه سازی این فرایندها؛
• برخورداری از قابلیت های لازم برای انجام هم زمان چندین کار و مدیریت زمان؛
• داشتن مهارت های ارتباطی عالی، به صورت نوشتاری و کلامی؛
• داشتن رفتار حرفه ای؛
• داشتن مهارت در برنامه های MS Office؛
• داشتن مدرک کارشناسی (حداقل مدرک موردنیاز).