مسئول دفتر

شرح شغل و وظایف
1. پاسخگویی تلفنی و ارتباطات:
• پاسخگویی حرفه‌ای و محترمانه به تماس‌های تلفنی ورودی و خروجی
• انتقال دقیق پیام‌ها و پیگیری تماس‌ها تا حصول نتیجه
2. مدیریت مراجعین حضوری:
• استقبال و راهنمایی مناسب مراجعین به واحدهای مربوطه
• ایجاد نظم و آرامش در فضای پذیرش و هماهنگی جهت ارائه بهترین تجربه به مراجعه‌کنندگان
3. تقسیم کار و هماهنگی داخلی:
• دریافت درخواست‌ها و وظایف روزانه از مدیریت
• تقسیم و ابلاغ وظایف بین پرسنل با توجه به اولویت‌ها و زمان‌بندی‌ها
• پیگیری اجرای وظایف و گزارش وضعیت پیشرفت به مدیریت
4. ثبت اطلاعات سفارشات:
• ورود دقیق و کامل اطلاعات و سفارشات به نرم‌افزار اختصاصی شرکت
• بررسی صحت و کامل بودن اطلاعات قبل از ثبت نهایی
5. نظارت بر اجرای صحیح فرآیندها:
• اطمینان از رعایت استانداردهای کاری و مراحل انجام فرایندها توسط پرسنل
• اعلام و گزارش هرگونه نقص، تاخیر یا خطا به مدیریت مربوطه
6. کنترل ورود و خروج پرسنل:
• ثبت دقیق ساعات حضور، مرخصی‌ها و تاخیرات پرسنل

ویژگی‌های فردی و مهارتی مورد نیاز:
• منظم، دقیق و مسئولیت‌پذیر
• روابط عمومی قوی و توانایی برقراری ارتباط موثر
• قدرت مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها
• تسلط به کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهای اداری (Word, Excel)
• توانایی کار در محیط پویا و هماهنگی با تیم