مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

شرح شغل و وظایف
شرایط احراز شغل:

حداقل 2 سال سابقه کاری مرتبط در سمت مشابه
حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی
امانت‌دار، رازدار و دارای حس مسئولیت‌پذیری بالا
تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) و سامانه چارگون
تسلط به اصول و نگارش مکاتبات اداری
توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی همزمان امور
آشنایی با تشریفات سازمانی و امور دفتری
شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

برنامه‌ریزی، تنظیم و مدیریت تقویم جلسات و برنامه‌های روزانه مدیرعامل و قائم مقام مدیر عامل
پاسخگویی و مدیریت تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی مدیرعامل و قائم مقام مدیر عامل
هماهنگی و پیگیری ملاقات‌ها، جلسات داخلی و خارجی
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، اسناد و مکاتبات مدیرعامل
ثبت، بایگانی، طبقه‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری و سازمانی
ایجاد و حفظ ارتباط مؤثر بین مدیرعامل با مدیران، کارکنان و مراجع بیرونی
انتقال دقیق، شفاف و به‌موقع پیام‌ها، دستورات و تصمیمات مدیرعامل
تهیه، تنظیم و ویرایش نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات و ارائه‌ها
هماهنگی امور پذیرایی، تشریفات و لجستیک جلسات و ملاقات‌ها
آرشیو و نگهداری منظم اسناد و مدارک به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه نهایی
انجام سایر امور اداری و اجرایی مرتبط با مدیرعامل
مهارتها و توانایی های مورد نیاز:

روابط عمومی قوی و مهارت ارتباطی مؤثر با سطوح مختلف سازمان
دقت، نظم و توجه بالا به جزئیات
برخورد حرفه‌ای، مسئولانه و ظاهر آراسته
انعطاف‌پذیری و روحیه همکاری تیمی
توانایی سازماندهی، مدیریت امور روزمره و چندوظیفگ