مسئول دفتر مدیریت

شرح وظایف و مسئولیت‌ها
1. امور اداری و اجرایی
مدیریت برنامه‌ها، جلسات، قرار ملاقات‌ها و سفرهای کاری مدیریت
تنظیم، ثبت، پیگیری و بایگانی مکاتبات اداری (داخلی و خارجی)
تهیه، تایپ، ویرایش و ابلاغ نامه‌ها، گزارش‌ها و یادداشت‌های رسمی
پیگیری مصوبات جلسات مدیریت و گزارش‌دهی منظم وضعیت اجرا
2. هماهنگی و ارتباطات
هماهنگی بین مدیریت و معاونت‌ها، مدیران، واحدها و ذی‌نفعان بیرونی
مدیریت تماس‌ها، مراجعات حضوری و مکاتبات با نهادهای دولتی، سازمان منطقه آزاد، شرکت‌های داخلی و خارجی
ایفای نقش رابط حرفه‌ای میان مدیریت و مقامات، شرکای تجاری و سرمایه‌گذاران
3. پشتیبانی مدیریتی
آماده‌سازی دستور جلسات، صورت‌جلسات و مستندات مورد نیاز مدیریت
جمع‌آوری، خلاصه‌سازی و ارائه اطلاعات مدیریتی جهت تصمیم‌سازی
کنترل و یادآوری زمان‌بندی امور مهم و تعهدات مدیریت
4. مدیریت اسناد و محرمانگی
نگهداری اسناد، قراردادها و اطلاعات محرمانه دفتر مدیریت
رعایت کامل اصول امانت‌داری، محرمانگی و انضباط اداری
مدیریت سیستم‌های بایگانی فیزیکی و الکترونیکی
5. امور تشریفات و پروتکل
هماهنگی تشریفات جلسات رسمی، بازدیدها و ملاقات‌های داخلی و خارجی
آشنایی و رعایت اصول پروتکل اداری و تشریفات سازمانی
پشتیبانی از جلسات با مقامات ملی و بین‌المللی (به‌ویژه در حوزه بندری و لجستیک)