مسئول دفتر معاونت

مهارتهای فنی و تخصصی:
تسلط کامل به مجموعه نرم افزارهای Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
آشنایی با سامانه های مدیریت اسناد، بایگانی الکترونیکی و نرم افزارهای اداری مرتبط
توانایی تهیه و تنظیم نامه های اداری، گزارشات و مستندات با رعایت اصول نگارش و دستور زبان
آشنایی با فرآیندهای مکاتبات اداری و شیوه های بایگانی و دسته بندی اسناد
توانایی کار با تجهیزات اداری (پرینتر، فکس، تلفن و غیره)
توانمندی های رفتاری و حرفه ای:
دقت و نظم بسیار بالا در انجام امور و مدیریت زمان
مهارت های ارتباطی شفاهی و کتبی قوی و توانایی تعامل موثر با مدیران، همکاران و ارباب رجوع
توانایی کار گروهی و همکاری بین واحدهای سازمان
حفظ محرمانگی اطلاعات و پایبندی به اصول اخلاق حرفه ای
برخورداری از انعطاف پذیری، مسئولیت پذیری و توانایی حل مساله
مدیریت اولویت ها و انجام چند وظیفه به صورت همزمان.
مسئولیت های کلیدی:
مدیریت مکاتبات ورودی و خروجی معاونت
برنامه ریزی، هماهنگی و تنظیم جلسات و پیگیری مصوبات آن
پاسخگویی به تماس ها و هماهنگی ارتباطات داخلی و خارجی
بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک به صورت منظم و قابل دسترس
پیگیری امور اداری محوله و ارائه گزارش به معاونت
تسهیل ارتباط معاونت با سایر بخشها و واحدهای سازمانی