مسئول دفتر مدیر عامل

شرایط احراز:
تسلط به اصول مکاتبات و نگارش اداری
توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم کاری مدیران
مهارت بالا در هماهنگی جلسات و پیگیری امور اجرایی
تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office (Word Excel)، PowerPoint، Outlook
آشنایی با سیستم‌های اتوماسیون اداری (مهارت و تسلط به سیستم چارگون)
توانایی تنظیم گزارش‌ها و صورتجلسات مدیریتی
توانایی مدیریت همزمان چند وظیفه و اولویت‌بندی امور
روابط عمومی قوی و مهارت ارتباطی بالا
دقت، نظم و مسئولیت‌پذیری بالا
حفظ محرمانگی اطلاعات سازمانی
آشنایی با زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود.
شرح وظایف:
مدیریت و تنظیم تقویم کاری و برنامه‌های روزانه مدیرعامل و هماهنگی ملاقات‌ها
برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، تهیه دستور جلسه و تنظیم صورتجلسات، نظارت و تهیه الزامات جلسات و اتاق جلسات
دریافت، ثبت، بررسی و ارجاع مکاتبات، نامه‌ها و ایمیل‌های مرتبط با مدیرعامل
پیگیری مصوبات جلسات و دستورات مدیرعامل تا حصول نتیجه و ارائه گزارش پیشرفت
هماهنگی ارتباطات مدیرعامل با مدیران داخلی، مشتریان، شرکای تجاری و سایر ذی‌نفعان
آماده‌سازی گزارش‌ها، مستندات و ارائه‌ها مورد نیاز مدیرعامل
مدیریت و بایگانی اسناد و مدارک محرمانه دفتر مدیرعامل
برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری مدیرعامل (رزرو بلیت، هتل، برنامه جلسات)
پاسخگویی و مدیریت تماس‌ها و مراجعات مرتبط با دفتر مدیرعامل، مدیریت زمان حضور جلسات انفرادی نفرات
همکاری با واحدهای مختلف سازمان برای تسهیل اجرای تصمیمات مدیریتی
نظارت بر نظم اداری دفتر و اطمینان از جریان صحیح اطلاعات و مکاتبات