منشی و مسئول دفتر - خانم

برنامه‌ریزی و هماهنگی:
تنظیم و هماهنگی جلسات، قرار ملاقات‌ها و سفرهای کاری مدیر.
تعیین وقت برای ارباب رجوع و مراجعین.
برنامه‌ریزی و هماهنگی برنامه‌های روزانه و هفتگی مدیر.
مدیریت اسناد و مکاتبات:
دریافت و ثبت نامه‌های وارده و صادره.
تهیه پیش‌نویس نامه‌ها و مکاتبات اداری.
بایگانی اسناد و مدارک.
پیگیری و ارسال مکاتبات.
پاسخگویی و ارتباطات:
پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌ها.
ارتباط با واحدهای مختلف سازمان و مراجعین.
تهیه گزارش و پیگیری امور:
تهیه گزارش کار از جلسات و فعالیت‌ها.
پیگیری امور محوله از سوی مدیریت.
تهیه گزارش‌های دوره‌ای و موردی.
نظارت بر ملزومات اداری:
نظارت بر موجودی و سفارش ملزومات اداری.
تامین ملزومات اداری مورد نیاز.
سایر وظایف:
پذیرش مراجعین و حفظ نظم محیط.
مدیریت ارتباطات با سایر سازمان‌ها و ارگان‌ها.
حفظ اطلاعات محرمانه سازمان.
مهارت‌های مورد نیاز مسئول دفتر:
مهارت‌های ارتباطی قوی:
توانایی برقراری ارتباط موثر با افراد مختلف، گوش دادن فعال و بیان واضح خواسته‌ها.
توانایی کار با نرم‌افزارهای اداری:
آشنایی با نرم‌افزارهای واژه‌پرداز، صفحه گسترده و پایگاه داده.
مهارت‌های تایپ و نگارش:
توانایی تایپ سریع و دقیق، نگارش نامه‌ها و گزارش‌های رسمی.
مهارت‌های مدیریت زمان و استرس:
توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی وظایف و مدیریت فشار کار.
آشنایی با زبان انگلیسی:
تسلط به زبان انگلیسی در حد مکاتبات و ارتباطات اداری.
مهارت‌های جستجو و استفاده از ابزارهای آنلاین:
توانایی جستجو در اینترنت و استفاده از ابزارهای آنلاین برای انجام امور محوله.
رعایت اخلاق حرفه‌ای و راز داری:
حفظ اطلاعات محرمانه و برخورد حرفه‌ای با ارباب رجوع و همکاران.
یادگیری مداوم:
به روز نگه داشتن دانش و مهارت‌های خود در زمینه شغلی.
جدی - پیگیر -منظم - اخلاق و روابط کاری و حرفه ای - علاقمند به کار گروهی - فعال و پویا
مسط به آفیس - حسابداری - تایپ و کار با فکس و پرینتر