مسئول دفتر

انجمن بازرگانی ایران و کانادا یک مجموعه حقوقی است که در ایران و کانادا فعالیت می کند. هدف اصلی این مجموعه گسترش کسب و کار به ویژه صادرات به آمریکای شمالی است.این انجمن مجموعه‌ای پویا، حرفه‌ای و رو‌به‌رشد است که با هدف توسعه ارتباطات تجاری، گسترش تعاملات حرفه‌ای و ایجاد فرصت‌های موثر برای اعضا و فعالان اقتصادی فعالیت می‌کند.
این مجموعه با برگزاری رویدادهای تخصصی، توسعه ارتباطات سازمانی، ایجاد بسترهای شبکه‌سازی و پیگیری امور اجرایی و اداری، نقش مهمی در پیشبرد برنامه‌ها و توسعه فعالیت‌های حرفه‌ای ایفا می‌کند.
با برخورداری از ساختاری فعال، محیطی حرفه‌ای و شبکه‌ای گسترده از اعضا و مخاطبان، CIBA بستری مناسب برای افرادی است که به دنبال رشد شغلی، یادگیری مستمر و فعالیت در یک مجموعه منظم و پویا هستند.

شرح موقعیت شغلی:
در این جایگاه، فرد مسئول انجام، پیگیری و هماهنگی امور اجرایی، اداری و دبیرخانه‌ای مجموعه خواهد بود. این موقعیت برای فردی مناسب است که منظم، دقیق، مسئولیت‌پذیر، پیگیر و دارای توانایی بالا در مدیریت هم‌زمان چند کار باشد.

شرح وظایف:
_انجام و پیگیری امور اجرایی و اداری دبیرخانه 
_ثبت، دسته‌بندی، بایگانی و اسکن مدارک و مستندات 
_کنترل، تکمیل و به‌روزرسانی پرونده‌ها و اطلاعات 
_تنظیم و پیگیری مکاتبات اداری و اجرایی 
_پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌ها، پیام‌ها و ایمیل‌ها 
_هماهنگی و تنظیم جلسات مدیران و پیگیری برنامه‌ها 
_تهیه گزارش‌ها، صورت‌جلسات و خلاصه پیگیری‌ها 
_تنظیم و آماده‌سازی قراردادها، فرم‌ها و مستندات 
_پیگیری امور پرداخت‌ها و هماهنگی‌های مرتبط 
_مدیریت زمان‌بندی‌ها و اطمینان از انجام به‌موقع امور 
_همکاری نزدیک با مدیریت و سایر بخش‌ها برای پیشبرد امور جاری مجموعه

شرایط احراز و مهارت‌ها:
_روابط عمومی قوی و مهارت ارتباط موثر 
_مسلط برای مکاتبات رسمی و درک متون اداری 
_تسلط به Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel 
_آشنایی با اصول نامه‌نگاری اداری 
_دقت بالا و توجه به جزئیات 
_توانایی مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چند وظیفه 
_توانایی کار تیمی و هماهنگی بین واحدها 
_مسئولیت‌پذیری، نظم و پیگیری بالا 
_آشنایی با نرم‌افزارهای CRM فارسی مزیت محسوب می‌شود