اگر فردی منظم، دقیق، پیگیر، خوش‌برخورد و توانمند در مدیریت امور اجرایی، مکاتبات اداری و هماهنگی جلسات هستید و علاقه‌مندید در کنار مدیرعامل یک شرکت صنعتی دانش‌بنیان و در حال رشد نقش موثر و قابل اتکایی ایفا کنید، این موقعیت شغلی می‌تواند برای شما مناسب باشد. شرکت ورنا سیف دُر به‌عنوان یکی از تولیدکنندگان دانش‌بنیان در حوزه درب‌های سکشنال صنعتی و اتوماتیک، در راستای بهبود نظم اداری، افزایش سرعت پیگیری امور مدیریتی و ارتقای هماهنگی میان مدیرعامل، مدیران واحدها، مشتریان، تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان سازمان، در حال جذب مسئول دفتر مدیرعامل است. در این نقش، شما مسئول مدیریت برنامه‌های روزانه مدیرعامل، هماهنگی جلسات، پیگیری مکاتبات، ثبت و کنترل امور ارجاعی، پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها و مراجعه‌کنندگان، آماده‌سازی مستندات اداری و ایجاد نظم در ارتباطات داخلی و بیرونی دفتر مدیریت خواهید بود. مسئول دفتر مدیرعامل در این موقعیت باید فردی امین، مسئولیت‌پذیر، دقیق، رازدار و دارای توانایی پیگیری مستمر باشد تا بتواند نقش موثری در کاهش بار اجرایی مدیرعامل، افزایش نظم سازمانی و تسهیل ارتباطات مدیریتی ایفا کند. هدف اصلی این موقعیت، ایجاد نظم، سرعت، دقت و شفافیت در امور اجرایی دفتر مدیرعامل و کمک به پیگیری موثر تصمیمات، جلسات، مکاتبات و اقدامات مدیریتی شرکت است.
مهارت‌های تخصصی:
تسلط به اصول مکاتبات اداری و نگارش نامه‌های رسمی
تسلط به نرم‌افزارهای Office، به‌ویژه Word، Excel و Outlook
آشنایی با اصول بایگانی، مستندسازی و مدیریت فایل‌های اداری
توانایی تنظیم صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات
توانایی برنامه‌ریزی جلسات، قرارها و امور روزانه مدیرعامل
آشنایی با فرآیندهای عمومی اداری و سازمانی
توانایی تهیه گزارش‌های ساده مدیریتی و پیگیری امور ارجاع‌شده
آشنایی با ابزارهای ارتباطی، پیام‌رسان‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت وظایف مزیت محسوب می‌شود
مهارت‌های رفتاری و فردی:
نظم، دقت و پیگیری بالا
مسئولیت‌پذیری و تعهد کاری
رازداری و امانت‌داری اطلاعات
ارتباط موثر و رفتار حرفه‌ای با مدیران، همکاران، مشتریان و مراجعه‌کنندگان
توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار
سرعت عمل در پیگیری امور
آرامش، صبوری و کنترل رفتار در شرایط پرفشار
قدرت اولویت‌بندی کارها
یادگیری‌پذیری و انعطاف‌پذیری
ظاهر آراسته و رفتار سازمانی مناسب