1. وظایف اجرایی و اداری
مدیریت تقویم و جلسات: برنامهریزی و هماهنگی قرارهای ملاقات، جلسات داخلی و خارجی، و مدیریت زمان مدیر (یا مدیران).
مدیریت مکاتبات: دریافت و پاسخگویی به ایمیلها، نامههای اداری و تماسهای تلفنی ورودی و خروجی.
پشتیبانی لجستیکی: تهیه ملزومات اداری، پذیرایی در جلسات و هماهنگی برای امور خدماتی دفتر.
2. وظایف ارتباطی و هماهنگی
استقبال و پذیرایی: برخورد مناسب با مراجعین حضوری و هدایت آنها به بخشهای مربوطه.
3. وظایف مدیریتی و نظارتی
نظارت بر محیط کار: اطمینان از نظم، انضباط و بهداشت محیط دفتر.
گزارشدهی: تهیه صورتجلسات (Minute taking) در جلسات و تدوین گزارشهای دورهای از عملکرد دفتر برای مدیر.
مدیریت هزینههای خرد: رسیدگی به تنخواه و پرداختهای جزئی دفتر نیز بر عهده مسئول دفتر است.
مهارتهای کلیدی مورد نیاز:
تسلط به نرمافزارهای آفیس: به ویژه Word (برای نامهنگاری) و Excel (برای گزارشگیری).
مدیریت زمان: توانایی اولویتبندی کارها در محیطهای پرفشار.
دقت بالا: توجه به جزئیات برای جلوگیری از اشتباه در تنظیم برنامهها یا نگارش نامهها.