مسئول دبیرخانه

- کنترل بر دریافت مکاتبات وارده و صادره، مطالعه و کنترل ضمایم آن‌ها و تعیین مخاطب مربوطه
- کنترل بر دریافت نامه‌های ارسالی و تحویل آن به گیرندگان مربوطه در داخل یا خارج از شرکت پس از ثبت در دفاتر مربوطه
- کنترل بر تفکیک مکاتبات و مرسولات مربوط به شرکت و اقدام برای ارسال نامه‌ها پس از ثبت در دفاتر مربوطه
- پیگیری برای دریافت پاسخ مکاتبات ارسالی در صورت لزوم
- ارجاع پیش‌نویس نامه‌ها برای تایپ و شماره‌گذاری و ثبت در دفاتر اندیکاتور و اندیکس به پرسنل تحت نظارت
- کنترل متون تایپ‌شده و غلط‌گیری و پیگیری اصلاح و یا تایپ مجدد در صورت لزوم
- ممهور نمودن مکاتبات به مهر دبیرخانه و نظارت بر تفکیک مکاتبات وارده و صادره و توزیع نامه‌های وارده و برنامه‌ریزی و پیگیری ارسال مراسلات
- کنترل بر ثبت و کنترل دفتر ارسال مراسلات و پیگیری مکاتبات خارج از شرکت
- کنترل بر ارسال مکاتبات و اطمینان از دریافت آن توسط گیرندگان موردنظر
- کنترل و طبقه‌بندی کلیه مدارک قابل نگهداری و تشکیل و تعیین فایل‌ها و پرونده های مورد نیاز بایگانی طبق روش تعیین شده
- کنترل بر تکثیر نسخ لازم از مکاتبات، اسناد و مدارک قابل نگهداری و بایگانی آن‌ها طبق سیستم تعیین شده
- کنترل و همکاری در ارائه پرونده‌ها و یا سوابق بایگانی‌شده به متقاضیان مجاز و پیگیری بازگشت به‌موقع پرونده‌های تحویلی طبق ضوابط
- تعیین ارزش و مدت‌زمان لازم برای حفظ مدارک در بایگانی جاری و دبیرخانه و یا راکد نمودن آن‌ها از مافوق
- محرمانه نگه‌داشتن مکاتبات و اسناد شرکت و جلوگیری از افشاء و دسترسی افراد غیرمسئول به آن‌ها و طراحی سیستم دبیرخانه محرمانه
- همکاری در تهیه پیش نویس مکاتبات و ثبت و بایگانی اسناد، مدارک و سوابق کاری واحد سازمانی
- اطلاع مشکلات و موانع کاری به مافوق و پیگیری لازم برای رفع آن‌ها
- به‌کارگیری و رعایت استانداردهای 5S در قسمت مربوطه
- تهیه و تنظیم آمار و گزارش‌های موردنیاز مرتبط با پست مورد تصدی و ارائه به مافوق
- انجام سایر وظایف محوله مرتبط با پست مورد تصدی