شرکت ما برای تکمیل تیم خود، به دنبال فردی مسئولیت‌پذیر، منظم، پیگیر و قابل اعتماد برای موقعیت «مسئول دفتر» است.

این موقعیت برای فردی مناسب است که توانایی مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه، هماهنگی امور مختلف شرکت و همراهی با مدیرعامل را داشته باشد و از کار در محیط پویا و چندوظیفه‌ای لذت ببرد.

شرح موقعیت شغلی
در این نقش، شما به عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل و هماهنگ‌کننده اصلی امور داخلی شرکت فعالیت خواهید کرد و در روند روزانه شرکت نقش کلیدی خواهید داشت.

شرح وظایف

• برنامه‌ریزی، مدیریت و هماهنگی جلسات، قرارها و تقویم کاری مدیرعامل
• پیگیری امور جاری شرکت و هماهنگی بین بخش‌های مختلف
• مدیریت مکاتبات، تماس‌ها، نامه‌ها و ایمیل‌های اداری
• تهیه گزارش‌ها، فایل‌ها، صورتجلسات و مستندات موردنیاز مدیریت
• پیگیری امور اداری، اجرایی و سازماندهی فرآیندهای داخلی
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و انجام امور مربوط به مهمانان و مراجعات
• نظارت بر نظم و امور روزمره دفتر
• همکاری در پیگیری امور منابع انسانی، حضور و غیاب و هماهنگی‌های پرسنلی
• پیگیری خریدهای اداری، خدمات، سفارشات و امور پشتیبانی شرکت
• مدیریت بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد
• انجام امور محوله از سوی مدیریت با دقت و سرعت مناسب
• هماهنگی با مشتریان، تامین‌کنندگان و همکاران تجاری در صورت نیاز
• کمک به بهبود روندها و ایجاد نظم در فرآیندهای شرکت

شرایط موردنیاز

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در حوزه مدیریت دفتر، امور اداری یا دستیاری مدیرعامل
• توانایی بالا در برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت چند کار به صورت هم‌زمان
• مهارت ارتباطی و فن بیان مناسب
• مسئولیت‌پذیری، دقت بالا و روحیه همکاری
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Office به‌ویژه Word و Excel
• آشنایی با مکاتبات و اصول اداری
• توانایی مدیریت شرایط پرحجم و محیط کاری پویا
• اولویت با افرادی است که روحیه یادگیری و انعطاف‌پذیری بالا دارند

ویژگی‌هایی که برای ما مهم است

• پیگیر بودن بدون نیاز به یادآوری مداوم
• نظم شخصی و دقت در جزئیات
• توانایی تصمیم‌گیری و مدیریت امور روزمره
• برخورد حرفه‌ای و محترمانه
• قابل اعتماد بودن و داشتن حس مالکیت نسبت به کار

اگر فکر می‌کنید توانایی مدیریت هم‌زمان امور مختلف را دارید و از نقش‌های اجرایی و هماهنگ‌کننده لذت می‌برید، خوشحال می‌شویم رزومه‌تان را دریافت کنیم.