مسئول دفتر واحد حقوقی و قراردادها

شرح شغل/ مسئولیت‌ها و اختیارات
· بررسی، استخراج و پیگیری ابلاغیه‌ها از سامانه ثنای شرکت‌ها و در صورت ارجاع، سامانه ثنای مدیران و اشخاص وابسته به واحد حقوقی، و ثبت آن‌ها در اتوماسیون اداری شرکت و ارسال جهت ملاحظه و اقدام.
· مدیریت کامل اتوماسیون اداری واحد حقوقی شامل ثبت نامه‌های وارده و صادره، ارجاع آن‌ها با نظر و تایید مدیر واحد حقوقی و پیگیری گردش مکاتبات.
· بایگانی و نگهداری منظم قراردادها، پرونده‌ها و اسناد حقوقی به‌صورت فیزیکی و سیستمی.
· پیگیری اقدامات وکلا در روزهای اقدام، از جمله دریافت گزارش جلسات رسیدگی، مراجعات به مراجع قضایی و سایر نهادهای مرتبط.
· ثبت لوایح و مستندات قضایی در سامانه‌های مربوطه، بدون دخالت در محتوا و صرفاً بر اساس دستور موردی مدیر واحد یا از طریق کارتابل مدیر/وکلا.
· اخذ نوبت‌های قضایی اینترنتی برای وکلای واحد و مدیر واحد حقوقی.
· مدیریت دریافت، ثبت، نگهداری و استرداد اصول اسناد از سایر واحدها در قبال اخذ رسید و ثبت در دفتر وقایع واحد حقوقی.
· انجام و پیگیری ارسال و دریافت مراسلات خارج از سازمان و اطمینان از ثبت و تحویل صحیح آن‌ها.
· هماهنگی با واحد نقلیه جهت اعزام کارکنان واحد حقوقی به ماموریت‌های ساعتی یا روزانه شامل خرید بلیط، رزرو خودرو، هماهنگی اسنپ و سایر موارد.
· حضور در جلسات به تشخیص مدیر واحد به عنوان دبیر جلسه و تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات.
· پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی، انتقال تماس‌ها و مدیریت ارتباطات ورودی واحد.
· مدیریت و پاسخ‌دهی اولیه به ایمیل‌ها و مکاتبات اداری مرتبط با واحد حقوقی.
· برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی مدیر واحد حقوقی و اعضای تیم.
· تنظیم، تهیه و ساماندهی اسناد، مدارک و گزارش‌های اداری مورد نیاز واحد.
· تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه از وضعیت پیگیری‌ها، مکاتبات، پرونده‌ها و اقدامات انجام‌شده برای مدیر واحد حقوقی.
· تنظیم و به‌روزرسانی تقویم کاری، برنامه جلسات و برنامه‌های ماموریتی مدیر واحد حقوقی.
· نظارت بر موجودی لوازم اداری واحد و پیگیری تامین به‌موقع آن‌ها.
· اطمینان از نظم و ترتیب دفتر، تجهیزات و محیط کاری واحد حقوقی.
· هماهنگی با واحدهای خدمات فنی و پشتیبانی جهت تعمیر و نگهداری تجهیزات اداری واحد.
· پیگیری فاکتورها، پرداخت‌ها، هزینه‌های اداری و تنخواه‌گردانی واحد حقوقی و تهیه گزارش‌های ساده مرتبط.
· ثبت و پیگیری تردد، ماموریت‌ها و مرخصی‌های اشخاص حاضر در واحد حقوقی.
· پیگیری ثبت درخواست گواهی عدم سوءپیشینه از طریق سامانه مربوطه در صورت نیاز.
· برقراری ارتباط موثر با مدیران، کارکنان، وکلا، مراجعان و نمایندگان مراجع بیرونی با رعایت اصول حرفه‌ای و محرمانگی.
شرح وظایف
· پایش روزانه سامانه‌های ثنا، ابلاغ و اطلاع‌رسانی و استخراج ابلاغیه‌های مرتبط با شرکت، مدیران یا اشخاص ارجاع‌شده به واحد حقوقی.
· ثبت و ارجاع ابلاغیه‌ها، نامه‌ها و مستندات در اتوماسیون اداری مطابق نظر مدیر واحد حقوقی.
· تشکیل، تکمیل و نگهداری پرونده‌های فیزیکی و الکترونیکی قراردادها، دعاوی، مکاتبات و سوابق پیگیری.
· ثبت کلیه اسناد دریافتی و تحویلی در دفتر وقایع واحد حقوقی و اخذ/تحویل رسید از واحدهای مرتبط.
· هماهنگی مستمر با وکلای واحد برای دریافت گزارش جلسات دادگاه، وضعیت پرونده‌ها و مراجعات قانونی.
· ثبت لوایح، درخواست‌ها یا مستندات در سامانه‌های قضایی یا کارتابل‌های مربوطه طبق دستور مدیر واحد.
· اخذ نوبت‌های قضایی اینترنتی، پیگیری زمان جلسات و اعلام به‌موقع آن به وکلا و مدیر واحد.
· حضور در جلسات داخلی یا بیرونی به‌عنوان دبیر جلسه و تنظیم صورتجلسات و فهرست اقدامات.
· تنظیم برنامه جلسات، ماموریت‌ها، مراجعات و سفرهای مدیر واحد و همکاران حقوقی.
· هماهنگی با واحد نقلیه یا سایر واحدهای پشتیبان برای انجام ماموریت‌ها و سفرهای کاری.
· پیگیری ارسال و دریافت نامه‌ها، بسته‌ها، قراردادها و اسناد خارج از سازمان.
· پاسخ‌گویی اولیه به تماس‌ها و ایمیل‌ها و ارجاع به اشخاص ذی‌ربط.
· تهیه گزارش‌های عملکردی دوره‌ای و ارائه به مدیر واحد حقوقی.
· کنترل لوازم، تجهیزات، نیازهای اداری و هزینه‌های جاری دفتر حقوقی و پیگیری موارد مرتبط.