مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

شرایط و خصوصیات فردی :
– دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار
- ظاهر و پوشش مناسب در محیط کار
- داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان
- اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت
- رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن
- اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم
- راز داری و متعهد بودن
- وقت شناسی و انضباط کاری

مهارت های تخصصی مسئول دفتر شامل:
- آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
- آشنایی با همکاران و افرادی که زیر مجموعه آن مجموعه در حال فعالیت می باشند.
- پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
- آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
- توانایی مدیریت موثر زمان
- توانایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
- آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
- آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی و بایگانی اسناد
- دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
- مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه های آفیس
- آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی

شرح وظایف
1: تنظیم و هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات های مدیر
2: پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران
3: مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
4: کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
5: بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
6: انجام هماهنگی های لازم برای تنظیم و تشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.
7: جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس، پست و .. به مدیر
8: دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
9: تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
10: جوابگویی به ارباب رجوع و تنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها
11: انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن
12: محافظت و حراست از اموال سازمان و اداره یا شرکت
13: پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه
14: نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر