مسئول دفتر مدیر عامل

شرح نقش:
پیگیری، دریافت، ثبت، توزیع و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی تا حصول نتیجه
تنظیم و هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیرعامل شامل جلسات، ملاقات‌ها، مصاحبه‌های استخدامی، سفرها و بازدیدهای شرکتی
پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و مراجعان مرتبط با دفتر مدیرعامل
نگهداری، طبقه‌بندی و حفاظت از کلیه اسناد و مدارک بر اساس ضوابط، دستورالعمل‌ها و سطح محرمانگی تعیین‌شده
ابلاغ دستورات و مکاتبات صادره مدیرعامل به اشخاص و واحدهای مربوطه و پیگیری اجرای آن‌ها
تشکیل و به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی سوابق، مکاتبات و مدارک دفتر مدیرعامل
اطلاع‌رسانی و هماهنگی زمان جلسات، نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط و پیگیری حضور اعضا
دریافت، بررسی و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری دفتر یا اتوماسیون اداری راهکاران
کنترل مستمر موجودی اقلام مصرفی دفتر مدیرعامل
هماهنگی جهت ارسال مرسولات و مکاتبات به افراد و واحدهای مشخص‌شده
حضور به‌موقع و رعایت نظم و انضباط اداری در محیط کار
همکاری در تدوین و به‌روزرسانی مستندات اداری و فرآیندی
امکان حضور و پیگیری امور خارج از ساعات اداری در صورت نیاز
کنترل ورود و خروج افراد به دفتر مدیرعامل
نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر
انجام امور تایپی با سرعت و دقت بالا و تهیه گزارش‌های مورد نیاز
شرایط احراز:
تجربه و دانش تخصصی
آشنایی با فرآیندهای اداری، مکاتبات رسمی و تشریفات سازمانی
مهارت تایپ سریع و دقیق
توانایی تهیه گزارش‌های منظم و شفاف
آشنایی با نرم‌افزارهای اداری ار جمله راهکاران و اتوماسیون اداری و ابزارهای ارتباطی دیگر
مهارت‌های عمومی:
پیگیری مستمر امور تا دستیابی به نتیجه مطلوب
روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط موثر در محیط کار
مسئولیت‌پذیری و تعهد سازمانی
توانایی مدیریت استرس و شرایط پرفشار
مدیریت زمان و توانایی انجام همزمان چند وظیفه
خلاقیت و ابتکار عمل در انجام امور محوله
خوش‌رو بودن، رفتار محترمانه و آراستگی ظاهری متناسب با محیط کار
حافظه قوی، دقت بالا و حضور ذهن
رازداری و پایبندی به اصول محرمانگی اطلاعات