مسئول دفتر - خانم

شرح مسئولیت‌ها

• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان و تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی سازمان
• تنظیم و نگهداری برنامه‌های روزانه سازمان (زمان‌بندی جلسات، سفرها، بازدیدهای کاری و ...)
• رسیدگی به امور روتین اداری، مکاتبات و آرشیو مستندات با رعایت ضوابط شرکت
• ثبت اطلاعات پرداخت خریدهای انجام‌شده واحد خرید و برون‌سپاری و تحویل و پیگیری از واحد مالی جهت واریز مطالبات
• پیگیری دقیق و مستمر موضوعات محوله تا رسیدن به نتیجه نهایی
• مدیریت محرمانگی و حفظ کلیه اسناد و مدارک بر اساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه
• هماهنگی با سایر واحدها و تیم‌ها برای انجام امور مرتبط با پوزیشن تعریف‌شده
• انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چارچوب وظایف سازمانی
• آشنا به تنخواه‌گردانی

شرایط احراز

• حداقل 7 سال سابقه کار در پوزیشن مسئول دفتر در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی
• وقت‌شناس، مسئولیت‌پذیر و امین
• ظاهر آراسته و شخصیت صبور و باحوصله
• توانمند در مدیریت زمان و کنترل استرس و دارای روابط عمومی مناسب
• توانمند در برنامه‌ریزی و ساماندهی امور اداری مجموعه
• آشنایی با پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان و رسیدگی صحیح به درخواست ایشان
• مسلط به مجموعه آفیس با تمرکز بر Word، Excel و PowerPoint، مکاتبات اداری، آرشیو و بایگانی اسناد
• آشنایی نسبی با زبان انگلیسی جهت امور روتین
• دارای دقت و پیگیری بالا برای حصول نتیجه
• دارای شخصیت یادگیرنده و سازگار
• فارغ‌التحصیل دانشگاه‌های دولتی یا دانشگاه‌های آزاد تهران (معدل بالای 16)
• ترجیحاً ساکن غرب تهران