منشی و مسئول دفتر

درباره موقعیت شغلی
ما به دنبال فردی مسئولیت‌پذیر، منظم، پیگیر و دارای توانایی هماهنگی بالا هستیم تا امور اجرایی، هماهنگی‌های داخلی و بخشی از عملیات روزمره دفتر را ساماندهی کند. این موقعیت برای فردی مناسب است که بتواند هم‌زمان چند موضوع را پیگیری کند، پیگیری امور را با دقت انجام دهد و در محیطی پویا و چندوظیفه‌ای عملکرد مناسبی داشته باشد.
شرح وظایف
• هماهنگی و پیگیری امور روزمره دفتر
• تنظیم و هماهنگی جلسات، برنامه‌ها و پیگیری موارد مرتبط
• پیگیری امور اجرایی و هماهنگی بین تیم‌ها
• پیگیری و انجام امور مربوط به تماس‌ها، پیام‌ها و هماهنگی‌های داخلی
• پیگیری امور مربوط به اینترنت، خطوط، تجهیزات و نیازهای زیرساختی دفتر
• هماهنگی خریدهای داخلی و اقلام مورد نیاز مجموعه
• پیگیری امور خدماتی، پذیرایی و رفاهی دفتر
• ثبت، دسته‌بندی و پیگیری درخواست‌ها و امور جاری
• کمک به نظم‌دهی و بهبود فرآیندهای داخلی دفتر
• هماهنگی با تامین‌کنندگان، نیروهای خدماتی و پشتیبانی
• انجام پیگیری‌های روزانه و Follow-up وظایف تا حصول نتیجه
• همکاری در پیشبرد امور اجرایی و هماهنگی‌های داخلی مجموعه
• پیگیری و هماهنگی برخی امور محول‌شده تا رسیدن به نتیجه نهایی
• انجام سایر امور مرتبط با هماهنگی و پشتیبانی اجرایی دفتر
شرایط احراز
• دارای حداقل مدرک کارشناسی
• حداقل 1 سال سابقه کاری مرتبط
• روابط عمومی بالا و رفتار حرفه‌ای
• خوش‌برخورد، منظم و آراسته و متناسب با محیط کاری
• مسئولیت‌پذیر، دقیق و قابل اعتماد
• توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه
• توانایی پیگیری هم‌زمان چند کار و اولویت‌بندی وظایف
• مهارت در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• مهارت ارتباطی مناسب با همکاران، مراجعین و تامین‌کنندگان
• توانایی انجام هماهنگی‌ها به‌صورت حضوری و ریموت خارج از محیط کار
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و اسناد
مهارت‌های تخصصی مورد نیاز
• مهارت در هماهنگی جلسات و زمان‌بندی‌ها
• توانایی تنظیم برنامه‌های روزانه و پیگیری امور اجرایی
• مهارت در نگهداری، دسته‌بندی و کنترل اسناد
• مهارت در پاسخ‌گویی به تماس‌ها، پیام‌ها و ایمیل‌ها
• تسلط نسبی به Excel، Word و Google Sheets
• آشنایی با ابزارهای Office و ابزارهای ارتباط و هماهنگی تیمی
• توانایی کار با فایل‌ها، اطلاعات و مستندات اجرایی
• آشنایی پایه با اینترنت، مودم، پرینتر و تجهیزات اداری مزیت محسوب می‌شود
• آشنایی با ابزارهای مدیریت تسک و پیگیری امور مزیت محسوب می‌شود
• آشنایی یا علاقه‌مندی به بازارهای مالی، تجارت، صادرات و واردات مزیت محسوب می‌شود
ویژگی‌های مورد انتظار
• نظم و دقت بالا
• توانایی پیگیری مستمر کارها
• مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن
• توانایی استمرار در پیگیری هم‌زمان چند وظیفه
• مهارت ارتباطی مناسب و رفتار حرفه‌ای
• توانایی کار در محیط پویا و چندوظیفه‌ای
• سرعت عمل مناسب در انجام امور
• توانایی هماهنگی و تعامل با افراد مختلف
مزایا و تسهیلات
• بیمه تامین اجتماعی
• بیمه تکمیلی
• وام و پاداش
• بسته‌ها و هدایای مناسبتی
• محیط کاری حرفه‌ای، منظم و پویا
• امنیت شغلی و همکاری بلندمدت
• ناهار و میان‌وعده
• امکان رشد و توسعه شغلی