مسئول دفتر - خانم

شرح شغل و انتظارات:
ما به دنبال یک مسئول دفتر مدیرعامل حرفه‌ای، منظم و متعهد هستیم که بتواند با دقت و کاردانی، امور اداری دفتر مدیرعامل را مدیریت کرده و به عنوان یک نقطه اتکای قابل اعتماد، به پیشبرد اهداف سازمانی کمک کند. فرد منتخب مسئولیت حفظ نظم، هماهنگی و پیگیری امور روزمره دفتر مدیرعامل را بر عهده خواهد داشت.
مسئولیت‌های کلیدی:
مدیریت مکاتبات و اسناد: دریافت، ثبت، بایگانی و مدیریت کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات اداری به شیوه‌ای منظم و قابل دسترس.
برنامه‌ریزی و هماهنگی: برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی امور روزمره مدیرعامل شامل جلسات، قرار ملاقات‌ها، سفرهای کاری و بازدیدهای داخلی و خارجی.
پشتیبانی اداری: تهیه انواع گزارش‌های مورد نیاز مدیریت، مدیریت تماس‌ها و پاسخگویی به مراجعین با رعایت اصول حرفه‌ای.
مدیریت اطلاعات: آشنایی و کار با سیستم‌های CRM و پایگاه داده‌های مرتبط برای ثبت و پیگیری اطلاعات.
برقراری ارتباط حرفه‌ای: حفظ ارتباطات اداری موثر با داخل و خارج سازمان، و استقبال و پذیرایی شایسته از مهمانان و مراجعین مدیریت.
تعهد و رازداری: حفظ کامل محرمانگی اطلاعات سازمانی و رعایت اصول اخلاقی و حرفه‌ای در تمام تعاملات.
پشتیبانی عملیاتی: انجام امور مربوط به سفرهای کاری و در صورت لزوم، همراهی در ماموریت‌های خارج از شهر.
شرایط احراز و مهارت‌های مورد نیاز:
سابقه کار: حداقل 3 سال سابقه کار اداری مرتبط، ترجیحاً در سمت مسئول دفتر یا امور اداری.
مهارت‌های اداری: تسلط کامل بر روندها و تشریفات اداری، مدیریت اسناد و مدارک، و برنامه‌ریزی زمانی.
مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط کامل بر نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) و آشنایی با نرم‌افزارهای CRM.
مهارت‌های ارتباطی: فن بیان قوی، روابط عمومی بالا، توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه‌ای با افراد مختلف.
ویژگی‌های فردی:
دقت بالا و توجه به جزئیات.
منظم، وقت‌شناس و متعهد به وظایف.
مسئولیت‌پذیر و دارای وقار حرفه‌ای.
توانایی یادگیری سریع و انعطاف‌پذیری در انجام وظایف متنوع.
توانایی کار تیمی و همکاری با سایر بخش‌ها.
امین و پایبند به اصول: مسئولیت‌پذیری بالا در حفظ اطلاعات و حریم سازمانی، و تعهد به رعایت کامل استانداردها و چارچوب‌های حرفه‌ای و اخلاقی در تمام سطوح ارتباطی.
آشنایی با اصول تشریفات و آداب معاشرت اداری مزیت محسوب می‌شود.
حضور به موقع و مرتب و منظم.