منشی اداری

شرح شغلی واحد اداری دفتر مشهد

1. ثبت و ضبط موارد مربوط به تنخواه (پرداخت هزینه‌های جاری شرکت مانند خرید اقلام ضروری و پذیرایی، پرداخت هزینه‌های واحد الکترونیک طبق نظر مدیریت، تسویه هزینه‌هایی که همکاران از کارت شخصی پرداخت کرده‌اند پس از دریافت فاکتور، پرداخت هزینه‌های پیک، اسنپ، وانت و سایر هزینه‌های رفت‌وآمد و گاهی پرداخت موارد مربوط به کارگاه در صورت نیاز و با هماهنگی مدیریت).
2. ثبت فیزیکی و الکترونیکی حضور و غیاب همکاران و پیگیری ساعت‌ها و روزهای مرخصی، اضافه‌کار و کسرکار و پیگیری روزهایی که حضور و غیاب ثبت نشده است.
3. تهیه نامه‌ها به دستور مدیریت و بایگانی فیزیکی و الکترونیکی نامه‌های صادره و همچنین دریافت و بایگانی نامه‌های وارده به شرکت.
4. هماهنگی حضور مهمان‌ها، ایاب‌وذهاب و پذیرایی و خرید اقلام پذیرایی.
5. هماهنگی خرید اقلام ضروری شرکت (اقلام مصرفی، قند و چای، لوازم‌التحریر) با استعلام نیاز از همکاران و تحویل پس از خرید؛ همچنین هماهنگی و ارسال مواردی مانند شارژ کارتریج.
6. هماهنگی نظافت کلی شرکت و انجام نظافت محوطه میز اداری و آشپزخانه و اتاق مدیریت و همچنین اتاق کنفرانس در مواقع حضور مهمان.
7. تهیه نامه صدور ضمانت و پیگیری موارد مربوط به آن، دریافت اصل ضمانت‌نامه، اسکن و بایگانی و ارسال طبق دستور مدیریت.
8. پیگیری موارد مربوط به مفاصاحساب در تامین اجتماعی به صورت حضوری تا حصول نتیجه.
9. مراجعه به بانک‌ها (تجارت، ملت، سپه و صندوق ثامن) طبق دستور مدیریت و انجام امور مربوط به ضمانت‌نامه‌ها، دریافت رسیدهای بانکی، پیگیری مسدودی حساب، پیگیری اعتبارهای شرکت، دریافت دسته‌چک، ابطال چک و سایر امور مرتبط.
10. مراجعه به ادارات و نهادها (اداره صنعت، شرکت شهرک‌ها، اداره مالیات، تامین اجتماعی، اداره ثبت و سایر موارد موردنیاز).
11. ارسال مدارک درخواستی همکاران مربوط به شرکت و انجام پرینت موارد درخواستی.
12. بایگانی مدارک مربوط به شرکت و مدارک جدید (اجاره‌نامه، قولنامه، سندها، بیمه‌ها و ...).
13. پیگیری بیمه تکمیلی همکاران، انتقال فایل خدمات و هزینه‌ها، تکمیل فایل‌های اکسل و ورد و سایر فایل‌های مرتبط.
14. هماهنگی مصاحبه افراد (تماس و هماهنگی حضور در دفتر/کارگاه و ارسال موارد موردنیاز).
15. بایگانی فیزیکی و الکترونیکی پرونده شغلی همکاران، پیگیری طب کار، یادآوری کمبود مدارک و هماهنگی با اداری کارگاه؛ دریافت و بایگانی مدارک همکاران کارگاه.
16. هماهنگی ارسال پست (ارسال به تهران و سایر ارسال‌ها)، دریافت بسته‌های پستی، پرداخت هزینه و ارجاع به فرد مربوطه و دریافت فاکتور در صورت وجود.
17. انجام امور محوله مربوط به سامانه‌های مختلف (نمایشگاه‌ها، سیناپ، شهرداری تهران، سامانه پارک، سامانه تامین اجتماعی، محیط زیست، کارت بازرگانی، کاتب و ...) و پیگیری تا حصول نتیجه.
18. ارتباط مستقیم با مدیریت و انجام دستورات ایشان در سریع‌ترین زمان ممکن.
19. پیگیری موارد مربوط به وام همکاران از شرکت و از بانک.
20. تکمیل فرم‌ها و پرونده‌های فیزیکی و الکترونیکی (تسهیلات شرکت، ارتقای شرکت در دانش‌بنیان، جامع تجارت و ...) و ارتباط با کارشناسان مربوطه جهت حصول نتیجه.
21. پیگیری و انجام ثبت‌نام پروانه بهره‌برداری، جواز تاسیس و سایر مجوزها به صورت حضوری و اینترنتی.