مسئول دفتر - خانم

درباره این موقعیت
ماورانگر یک شرکت دانش‌محور فعال در حوزه فناوری‌های نوین مغز و تحریک مغناطیسی (TMS) است. مسئول دفتر و امور اداری، نخستین چهره‌ی شرکت در برخورد با مراجعین و ستون اصلی نظم روزمره‌ی دفتر است؛ کسی که با دقت، نظم و روابط عمومی بالا، جریان کار اداری را روان نگه می‌دارد و تصویری حرفه‌ای از مجموعه ارائه می‌دهد.
شرح وظایف

• نامه‌نگاری و مکاتبات رسمی: تهیه، تنظیم و نگارش نامه‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌های اداری داخلی و خارج از سازمان
• مدیریت حضور و غیاب: ثبت ورود و خروج پرسنل، پیگیری تاخیرها و مرخصی‌ها و ارائه گزارش به مدیریت (کار با نرم‌افزار حضور و غیاب)
• ثبت و آرشیو اسناد: سازماندهی، دسته‌بندی و نگهداری اسناد، مدارک و مکاتبات شرکت
• هماهنگی جلسات و قرار ملاقات‌ها: برنامه‌ریزی جلسات داخلی و خارجی، تهیه صورتجلسه و پیگیری مصوبات
• پاسخگویی به مراجعین و تماس‌ها: هدایت تماس‌های تلفنی، هماهنگی میان بخش‌ها و ارائه اطلاعات اولیه به مراجعین
• تامین ملزومات و دارایی‌های شرکت: سفارش و کنترل موجودی لوازم اداری، ثبت و پیگیری تجهیزات و اموال شرکت
• هماهنگی سفرهای کاری: برنامه‌ریزی سفرهای داخلی و خارجی، رزرو بلیط و اقامت مدیران و کارکنان
• پشتیبانی از امور مالی: جمع‌آوری و ارائه اسناد مالی مرتبط با هزینه‌های جاری شرکت
• پیگیری قراردادها و مکاتبات حقوقی: همکاری با واحد حقوقی جهت بررسی و پیگیری قراردادها و مستندات رسمی

شرایط احراز

• مدرک کارشناسی یا کارشناسی ارشد در مدیریت، حسابداری، علوم اداری یا رشته‌های مرتبط
• تسلط کامل به نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل و پاورپوینت)
• مهارت در تایپ فارسی و انگلیسی
• نظم، دقت بالا، توجه به جزئیات و توانایی مدیریت زمان و انجام چندوظیفگی
• روابط عمومی بالا، مهارت ارتباطی قوی و فن بیان مناسب
• روحیه‌ی مسئولیت‌پذیر، متعهد و کار تیمی
• سابقه‌ی کار مرتبط و سکونت در محدوده‌ی ونک – ملاصدرا و اطراف، در اولویت است