ماموریت نقش (Job Purpose)

این نقش مسئول پشتیبانی اجرایی از CHRO (مدیریت زمان، جلسات، مکاتبات و هماهنگی‌ها) و همچنین پشتیبانی عملیاتی از فعالیت‌های کلیدی منابع انسانی است.

فرد منتخب باید با دقت بالا، محرمانگی کامل، سرعت عمل و تسلط بر ابزارهای Office (خصوصاً Excel, Outlook, PowerPoint) و زبان انگلیسی، جریان کارهای دفتر CHRO و بخشی از فرآیندهای HR را روان، دقیق و قابل اتکا نگه دارد.
تحصیلات:

حداقل کارشناسی (ترجیحاً مدیریت، منابع انسانی، زبان، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط)

شرح وظایف اصلی (Key Responsibilities)

پشتیبانی اجرایی و مدیریت دفتر CHRO (حدود 60%)

• مدیریت تقویم و زمان‌بندی‌ها: برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و هماهنگی جلسات داخلی/خارجی، تنظیم یادآورها و پیگیری تعهدات.
• مدیریت مکاتبات و ارتباطات: مدیریت Outlook (ایمیل/کالندر)، دسته‌بندی، پیگیری پاسخ‌ها و هماهنگی ارتباط با مدیران و ذی‌نفعان.
• آماده‌سازی جلسات و صورتجلسه: تهیه Agenda، جمع‌آوری فایل‌ها، هماهنگی دعوت‌شدگان، ثبت صورتجلسه (MoM) و پیگیری Action Itemها تا بسته شدن.
• تهیه ارائه‌های مدیریتی: ساخت و به‌روزرسانی فایل‌های PowerPoint برای جلسات مدیریتی/هیات‌مدیره/کمیته منابع انسانی (در صورت وجود).
• گزارش‌دهی و مستندسازی: تهیه گزارش‌های دوره‌ای و خلاصه‌های مدیریتی از فعالیت‌ها، تصمیمات و وضعیت پروژه‌ها (با کمک Excel/PowerPoint).
• هماهنگی‌های اداری: پیگیری امور اجرایی مرتبط با دفتر CHRO شامل هماهنگی رویدادها، جلسات خارج سازمان، مکاتبات رسمی و… .
• مدیریت محرمانگی: حفظ کامل محرمانگی اطلاعات مدیران ارشد، کارکنان و پرونده‌های منابع انسانی.

پشتیبانی عملیات منابع انسانی (حدود 40%)

• پشتیبانی فرآیند جذب و استخدام: هماهنگی زمان مصاحبه‌ها، ارسال دعوتنامه‌ها، پیگیری بازخورد مصاحبه‌گران، مدیریت فایل‌های کاندیدا و وضعیت‌ها.
• پشتیبانی Onboarding: هماهنگی روز اول، چک‌لیست ورود، جمع‌آوری مدارک، هماهنگی با IT/مالی/اداری برای دسترسی‌ها و تجهیزات.
• پشتیبانی ارتباطات داخلی HR: اطلاع‌رسانی‌های مربوط به سیاست‌ها، رویدادها، فرم‌ها و برنامه‌های HR با هماهنگی CHRO.
• پیگیری و آرشیو مستندات HR: نظم‌دهی و نگهداری فایل‌های پرسنلی/قراردادها/فرم‌ها (فیزیکی و دیجیتال) مطابق استانداردهای محرمانگی.
• گزارش‌های HR و تحلیل‌های اولیه: تهیه گزارش‌های اکسل از داده‌های HR (Headcount، گردش نیروی انسانی، وضعیت جذب، مرخصی‌ها، …) و ارائه خروجی‌های تمیز برای گزارش مدیریتی.
• پشتیبانی رویدادها و فرهنگ سازمانی: کمک در برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای کارکنان، نظرسنجی‌ها و اقدامات تجربه کارکنان.

شرایط احراز (Qualifications)

سابقه کار:

حداقل 3 سال تجربه مرتبط در یکی از نقش‌های زیر (یا ترکیبی):

• Executive Assistant / Assistant Manager / Office Manager
• HR Coordinator / HR Admin / Recruitment Coordinator

تجربه کار در محیط‌های پرسرعت/استارتاپی مزیت محسوب می‌شود.

مهارت‌های فنی (Technical Skills) – الزامی

• Excel (الزامی – متوسط رو به پیشرفته): Pivot Table، VLOOKUP/XLOOKUP، IF، Conditional Formatting، Data Validation؛ تهیه گزارش‌های تمیز، نمودارها و داشبوردهای ساده
• Outlook (الزامی – پیشرفته): مدیریت Calendar چندگانه، Scheduling حرفه‌ای، Categories/Rules، پیگیری مکاتبات
• PowerPoint (الزامی – متوسط رو به پیشرفته): ساخت ارائه مدیریتی، یکپارچه‌سازی قالب‌ها، Storyline، نمودارها و گزارش‌سازی
• زبان انگلیسی (الزامی): حداقل Intermediate رو به بالا (توانایی ایمیل‌نویسی، مکاتبات کاری، خواندن مستندات و شرکت در جلسات در صورت نیاز)

مزیت محسوب می‌شود: آشنایی با HRIS، ATS، ابزارهای مدیریت پروژه (Asana/Trello/Notion)، و ابزارهای جلسه (Teams/Zoom)

شایستگی‌های رفتاری (Competencies)

• محرمانگی و امانت‌داری بالا
• دقت و توجه به جزئیات + نظم شخصی
• مدیریت زمان و اولویت‌بندی حرفه‌ای
• ارتباطات قوی و تعامل موثر با مدیران ارشد
• حل مسئله و پیگیری تا نتیجه (Ownership)
• انعطاف‌پذیری و توان کار تحت فشار/حجم بالا