تعریف شغل:

انجام امور اداری شامل پاسخگویی به تلفن‌ها، مدیریت مکاتبات اداری، ایمیل‌ها، تنظیم و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، بایگانی اسناد و مدارک، مدیریت و سفارش ملزومات اداری و پیگیری نیازهای عمومی دفتر.

شرح مسئولیت‌ها:

1. تهیه پرونده پرسنلی در مرحله پیش از استخدام و استخدام.
2. تهیه قرارداد پرسنل، اخذ امضاهای مربوطه و ثبت و ضبط آن.
3. دریافت هرگونه سند، ارجاع به افراد ذی‌ربط و بایگانی صحیح.
4. ارسال اسناد و اطمینان از وصول دریافت‌کننده.
5. بایگانی گزارش‌های عادی و محرمانه و استخراج اطلاعات موردنیاز برای ارائه به مدیر مستقیم.
6. هماهنگی جلسات داخلی و خارجی مدیران و پرسنل شرکت.
7. انجام پیگیری‌های لازم در خصوص کارهای کارشناسی محول‌شده به واحدهای مربوطه و مکاتبات واصله تا حصول نتیجه و ارائه گزارش به مدیر مستقیم.
8. ابلاغ دستورات و پیام‌های مافوق به واحدهای تابعه و اشخاص موردنظر در زمان مقرر و انجام پیگیری‌های لازم.
9. تعامل و همکاری با سایر واحدها به‌منظور اخذ و ارائه اطلاعات مربوط به حوزه مسئولیت.
10. تهیه ساعت کاری (Time Sheet) پرسنل، استخراج اضافه‌کاری و کسرکاری و ماموریت پرسنل جهت ارجاع به حسابدار.
11. بایگانی مستندات خرید دفتر و ارجاع آن به حسابدار.
12. مدیریت و سفارش ملزومات اداری و پیگیری نیازهای دفتر.
13. ادمین اتوماسیون فراگستر.

شایستگی‌های فردی:

1. منظم، پیگیر و باحوصله.
2. توانایی انجام کار تیمی، روابط عمومی قوی و توانایی برقراری ارتباط موثر.
3. جدیت در پیگیری امور و دقت در انجام امور.
4. نتیجه‌گرا و دارای سرعت عمل.
5. توانایی مدیریت هم‌زمان کارها و مسئولیت‌پذیر.